15 Gebruiks-en retributiereglement uitleenmateriaal met ingang van 1 februari 2025. - GOEDGEKEURD
Zittingsverslag
Raadslid Konings vindt het fantastisch dat dit allemaal duidelijker wordt en voor iedereen hetzelfde zal zijn. Hij leest bij de bijkomende stukken dat er advies gevraagd werd bij de jeugdraad, sportraad en de cultuurraad. Hij stelt vast dat er geen advies gevraagd werd aan de seniorenraad. De seniorenraad gebruikt ook spullen, dus hij vindt het een beetje jammer dat er dan geen advies aan deze raad gevraagd werd. Hij weet dat dit niet kan rechtgezet worden, maar hij vraagt of het niet mogelijk is dat mevrouw De Paep deze toelichting komt geven op een volgende seniorenraad?
Beslissing
Feiten en motivering
Huidige situatie
Het materiaal dat voor uitleendoeleinden beschikbaar is (derden + intern) moet momenteel bij verschillende diensten worden aangevraagd: sportdienst, jeugddienst, vervoersdienst, ...
Er is geen totaaloverzicht van welk materiaal uitgeleend kan worden.
De huidige reglementen zijn niet op elkaar afgestemd: voor sommige materialen wordt een waarborg gevraagd, voor andere niet; voor sommige materialen wordt een huur gevraagd, voor andere niet. Soms zijn waarborg en/of huur contant te betalen, soms per overschrijving. Deze werkwijze is voor de burger een heel gedoe en brengt bovendien ook intern heel wat extra administratie met zich mee bij verschillende diensten (vnl. technische diensten, financiën). Gezien de zeer beperkte inkomsten ( +/- 600€/jaar) wordt ervoor geopteerd om de retributie af te schaffen en over te stappen op het principe: potje breken = potje betalen.
Volgende interne reglementen worden opgeheven bij inwerkingtreding van het nieuwe reglement:
● Gebruiksafspraken barwagen
● Uitleenreglement sportkoffer en basketbalpalen + basketballen voor organisatie Speelstraten (goedgekeurd door Raad van Bestuur van vzw Sport Plus 30 november 2023)
● Infobrochure zomerspeelstraten (artikel 5)
● Infobrochure straatfeesten (artikel 4)
● Reglement feestmateriaal
Juridisch kader
Het decreet van 22 december 2017 en latere wijzigingen over het Lokaal Bestuur
Het gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2023 houdende goedkeuring van de retributie
inzake materiële steun (uitleendienst audiovisuele en spelmaterialen) wordt opgeheven vanaf de
inwerkingtreding van onderhavig besluit.
Adviezen
De bevoegde schepen Bart Brughmans en de beleidsmanager Martine Kenis zijn akkoord met deze
voorstellen.
De cultuurraad heeft op 22 oktober 2024 hiervoor positief advies gegeven.
De jeugdraad heeft op 23 oktober 2024 hiervoor positief advies gegeven.
De sportraad heeft op 18 november 2024 hiervoor positief advies gegeven.
Financiële gevolgen
De minderopbrengst wordt geraamd op 600€/jaar.
BESLUIT eenparig:
Artikel 1 - Gebruikers
Uitleenmateriaal
Volgende gebruikers kunnen uitleenmateriaal ontlenen zonder collegebeslissing:
Volgende ontleners kunnen uitleenmateriaal ontlenen met collegebeslissing:
10. Andere gemeenten
11. Verenigingen van buiten Brasschaat die activiteiten organiseren op Brasschaats grondgebied
12. Evenementen op maat
Volgende personen kunnen geen uitleenmateriaal ontlenen:
● Particulieren voor privé-initiatieven
Geografische beperking
Levering, gebruik en afhalingen worden enkel binnen de gemeentelijke grenzen van Brasschaat uitgevoerd. Tenzij anders werd overeengekomen met en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 2 - Gemeentelijk uitleenmateriaal
De ontleners maken een realistische schatting van het benodigde materiaal dat beschikbaar is voor hun categorie.
Ontlenen kan op basis van beschikbaarheid. De gemeente biedt geen enkele garantie op effectieve beschikbaarheid van het materiaal.
Artikel 3 - De aanvraagprocedure
Ten laatste 9 weken vóór de aanvang van de activiteit dient het online evenementenformulier ingevuld te worden (www.brasschaat.be/aanvraag-evenement). Zodra het evenementenformulier is ingevuld, kan ook het uitleenmateriaal worden aangevraagd. De link naar dit onlineformulier ontvangt u bij de ontvangstbevestiging van uw evenement. Enkel aanvragen voor materiaal die via dit online aanvraagformulier zijn ingediend, worden behandeld. Telefonische aanvragen of aanvragen via mail worden niet verwerkt. Aanvragen op minder dan 30 dagen vóór aanvang van de activiteit worden geweigerd.
Het annuleren van een reservatie dient steeds online en zo snel mogelijk te gebeuren.
Artikel 4 - Verwerking van de aanvraag
De finale toekenning van het materiaal gebeurt 6 tot 8 weken voor de activiteit en de ontlener wordt hiervan geïnformeerd.
De verdeling gebeurt op evenredige basis tussen de activiteiten.
Artikel 5 - Rangorde aanvragen
Er kan geen uitleenmateriaal aangevraagd worden in het weekend van de eerste zondag van september t.e.m. de daaropvolgende dinsdag.
Ontleners van categorie 1 en 12 (zie artikel 1) krijgen voorrang op alle andere categorieën.
Als door onvoorziene omstandigheden het gevraagde materiaal niet of slechts gedeeltelijk kan geleverd worden, wordt de ontlener daarvan zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte gebracht. De ontlener zal in zulk geval nooit aanspraak kunnen maken op een vergoeding.
Artikel 6 - Afhalen en terugbrengen, leveren, plaatsen
Het afhalen en terugbrengen, leveren, plaatsen gebeurt van maandag tot en met donderdag tussen 8.30 en 16.30 uur en op vrijdag van 8.30 tot 11.30 uur, volgens planning van de technische dienst.
Te ontlenen materiaal kan enkel na afspraak afgehaald en teruggebracht worden in het Technisch Centrum De Mortel (De Mortel 16, 2930 Brasschaat). Een gebruikershandleiding wordt meegegeven indien verdere uitleg nodig is.
De categorie gemeentepersoneel dient het ontleende materiaal steeds zelf op te halen en terug te brengen.
Enkel het personeel van de gemeentelijke technische dienst is gemachtigd om het mobiele podium te plaatsen. Die heeft te allen tijden het recht om het mobiele podium niet op te stellen of af te breken omwille van bv. gevaarlijke situaties, slechte weersomstandigheden, ongeschikte locatie, enz.
Artikel 7 - Aansprakelijkheid en schadevergoeding
De ontlener is verantwoordelijk voor het uitleenmateriaal. Is de ontlener een rechtspersoon of feitelijke vereniging, dan zal de indiener/aanvrager van het aanvraagformulier in eerste instantie worden aan gesproken. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van het ontleende materiaal.
Bij schade, bevuiling, diefstal, verlies of vernietiging tijdens of na de activiteit moet de ontlener volgende procedure naleven:
Het gemeentebestuur zal alle kosten die voortvloeien uit de schade, bevuiling, diefstal, verlies of tenietgaan van het ontleende materiaal terugvorderen van de ontlener. De vergoedingen worden berekend op basis van de nieuwwaarde bij totaal verlies en werkelijke kosten in geval van herstelling en/of reiniging.
Als de herstelling of reiniging in eigen beheer wordt uitgevoerd zal voor de berekening van het aantal gewerkte uren het retributiereglement voor het uitvoeren van werken voor derden worden toegepast alsook zal de kost voor de aankoop van de benodigde materialen worden teruggevorderd.
Deze kosten zullen worden ingevorderd via factuur. Bij niet betaling kunnen ontleners door het college van burgemeester en schepenen van de ontlenerslijst geschrapt worden.
Herstellings- en vervangingskosten als gevolg van veelvuldig gebruik en normale slijtage zijn ten laste van het gemeentebestuur.
Artikel 8 - Gebruiksaanwijzingen van het uitleenmateriaal
Van zodra het ontleende materiaal geleverd is, moet de ontlener volgende richtlijnen naleven:
● De ontlener zorgt voor het uitleenmateriaal zoals een voorzichtig en redelijk persoon en beschermt het tegen weersomstandigheden (bv. niet langdurig buiten in de regen laten staan), diefstal, beschadiging en bevuiling.
● De ontlener leeft de gebruiksaanwijzingen strikt na. Er mogen geen nagels, nietjes, schroeven, duimspijkers of plakband ed. in of op het materiaal worden aangebracht. Kosten voor het verwijderen hiervan worden steeds aangerekend.
● De ontleende materialen mogen enkel gebruikt worden in het kader van de activiteit waarvoor het is uitgeleend. In geen geval mag het materiaal verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking worden gesteld aan derden.
● Het ontleende materiaal kan/mag enkel gebruikt worden waarvoor het bedoeld is.
● De ontlener bezorgt het materiaal terug zoals het aangeboden werd. In geval van ophaling wordt het materiaal gereinigd, verzameld, gesorteerd en op de goed toegankelijke plaats van de oorspronkelijke levering klaargezet (zie punt 6.2).
● De ontlener respecteert de overeengekomen afspraken m.b.t. het uitleenmateriaal.
Heeft de ontlener een te grote hoeveelheid ontleend en stelt hij dat vast voorafgaand aan de activiteit, dan meldt hij dit aan het Technisch Centrum De Mortel (vervoerdienst@brasschaat.be).
Artikel 9 - Promotie, communicatie
Indien ontleners promotie voeren met vermelding van sponsors van het evenement, moeten zij ook het logo van Brasschaat mee opnemen. Dit logo moet opgevraagd worden bij de communicatiedienst (communicatie@brasschaat.be).
Gebruik van het logo van de gemeente is enkel toegelaten na schriftelijke toestemming door de communicatiedienst en overeenkomstig de richtlijnen van de communicatiedienst.
Artikel 10 - Bezwaren en betwistingen
Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten via de website van Brasschaat worden gemeld (www.brasschaat.be/klacht).
Indien het uitleenreglement niet wordt nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om in de toekomst geen materiaal meer ter beschikking te stellen.
Betwisting van de factuur
De betwisting moet grondig gemotiveerd zijn; een betwisting die gericht is op vertraging of uitstel van betaling wordt niet als een betwiste schuld aanzien.
De betwisting moet gebeurd zijn binnen de vijftien kalenderdagen volgend op de factuurdatum.
De betwisting moet per brief of per e-mail gebeuren bij het college van burgemeester en schepenen, Verhoevenlei 11 te 2930 Brasschaat of debiteuren@brasschaat.be.
Artikel 11 - Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op gebruikers vermeldt in artikel 1 en geldt voor alle gemeentelijk materiaal dat in ontlening wordt aangeboden.
Artikel 12 - Inwerkingtreding
Het gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2023 houdende goedkeuring van de retributie
inzake materiële steun (uitleendienst audiovisuele en spelmaterialen) wordt opgeheven vanaf de
inwerkingtreding van onderhavig besluit.
Volgende interne reglementen worden ook opgeheven bij inwerkingtreding van dit reglement:
● Gebruiksafspraken barwagen
● Uitleenreglement sportkoffer en basketbalpalen + basketballen voor organisatie Speelstraten (goedgekeurd door Raad van Bestuur van vzw Sport Plus 30 november 2023)
● Infobrochure zomerspeelstraten (artikel 5)
● Infobrochure straatfeesten (artikel 4)
● Reglement feestmateriaal
Dit reglement treedt in werking met onbepaalde duur voor aanvragen vanaf 1 februari 2025.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.