34 Reglement Werking jeugdverenigingen - GOEDGEKEURD

Beslissing

Feiten en motivering

De gemeente Brasschaat hecht belang aan een ruim aanbod van kwalitatieve jeugdwerking en ondersteunt al vele jaren de verschillende initiatieven rond jeugdwerking. Het voorzien van toelagen is hierbij een belangrijke pijler.

Het reglement werkingstoelage jeugdverenigingen voorziet in financiële ondersteuning voor de algemene werkingskosten en werd in 2021 grondig herzien met de focus op kwaliteitscriteria.

Bij de start van de nieuwe legislatuur zijn er meerdere elementen die aanleiding geven tot een herziening van dit reglement.

●        De jeugddienst doet momenteel een optimalisatieoefening voor alle reglementen met het oog op integratie van de diverse types projecttoelage.

●        De jeugddienst wil inzetten op meer efficiëntie en alle reglementen volgens eenzelfde sjabloon opmaken en agenderen.

●        De huidige reglementen worden deze legislatuur gedigitaliseerd.

Daarnaast worden enkele criteria toegevoegd met het oog op de doelstellingen van het meerjarenplan.

●        BD 2.1 We versterken onze dienstverlening

○        02.01.02 We bieden kwalitatieve, digitale en toegankelijke dienstverlening aan.

■        02.01.02.02 We digitaliseren het proces voor de aanvraag en toekenning van subsidies

■        02.01.02.06 We motiveren verenigingen om het verenigingsregister als enige databank up to date te houden

●        BD 3.1 We bevorderen en ondersteunen het fysiek en mentaal welzijn van iedereen

○        03.01.04 We ondersteunen de verenigingen financieel, administratief, logistiek en promotioneel

■        03.01.04.01 Alle lokalen van jeugdverenigingen hebben tegen 2031 een brandveiligheidsattest PTI

■        03.01.04.02 We passen jaarlijks minimum 1 subsidiereglement aan de actuele noden van de verenigingen aan

●        BD 3.3 We stimuleren ontmoeten en beleven in Brasschaat

○        03.03.02 We nemen een regierol op inzake vrijetijdsbeleving

○        03.03.04 We voorzien een ruim, toegankelijk en betaalbaar vrijetijdsaanbod voor alle doelgroepen

■        03.03.04.03 We breiden de UitPas werking uit en streven ernaar dat jaarlijks 2 nieuwe verenigingen instappen

Aanpassingen

●        Het onderdeel Thematoelage werkt in de praktijk niet. Hier was 10 % van het budget voor uitgetrokken. Dit is geen enkele jaar volledig benut. We kiezen ervoor projecten rond SDG’s te schrappen en deze mee op te nemen in het reglement “Toelage jeugdinitiatieven en -projecten.

●        Het reglement “Toelage integratie kansarme jeugd” komt volledig te vervallen. Dit werd zelden aangevraagd. Daarnaast wordt dit steeds moeilijker te berekenen door de UitPas en de systemen van grote koepels. We kiezen ervoor in de nieuwe versie van het reglement de deelname van de vereniging aan dergelijk systeem te belonen en ook punten toe te kennen indien er leden zijn die gebruik maken van het systeem.

●        De Checklist Brandveiligheid wordt een verplicht bewijsstuk. (Dit is een evaluatie instrument opgemaakt door brandweerzone Rand en de Ambrassade op maat van jeugdwerk.)

●        Er wordt een extra punt voorzien als de verenigingen een evacuatieoefening doen mét leden/bezoekers.

●        Er worden punten toegekend voor deelname aan gemeentelijke activiteiten (Dorpsdag, Buitenspeeldag, Dag van de Jeugdbeweging,…)

●        Het nooit gebruikt onderdeel, waarbij 50% van de leiding in één jaar op cursus gaat, wordt geschrapt.

●        We maken van de bewijsstukken een artikel zodat dit integraal onderdeel wordt van het reglement.

●        We voegen aan artikel 4 toe dat verenigingen die voldoen aan de voorwaarden door gemeente Brasschaat erkend worden als jeugdwerk. Zo kunnen ze fiscale attesten Kinderopvang uitschrijven en komen ze in aanmerking voor toelagen en projecten van hogere overheden zoals bijvoorbeeld het gratis asbestattest via OVAM.

Juridisch kader

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Toelagereglement jeugdinitiatieven en projecten – verlenging

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Toelagereglement integratie kansarme jeugd - verlenging

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Werkingstoelage jeugdverenigingen – verlenging

●        Decreet over het jeugd- en kinderrechtenbeleid en de ondersteuning van het jeugdwerk van 23 november 2023

●        Gemeenteraadsbesluit van 26 januari 1984 inzake de toepassing van de wet van 14 november 1983 inzake de controle op de toekenning en aanwending van gemeentelijke toelagen.

●        Decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017 art 41 lid 2,23° (het vaststellen van de gemeentelijke toelagen en de voorwaarden voor de besteding ervan, is een exclusieve niet-delegeerbare bevoegdheid van de gemeenteraad)

●        Algemeen Politiereglement Brasschaat, gecoördineerde versie van 15 december 2025.

Adviezen

Jeugdraad: positief advies

Juridische dienst: positief advies

Financiële dienst: positief advies

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen zijn.

BESLUIT eenparig:

Art.1.- Hecht goedkeuring aan het toelagereglement voor Werking Jeugdverenigingen voor de dienstjaren 2026 - 2031, als volgt:

Art.1.- Doelstelling

De gemeente Brasschaat verleent voor de dienstjaren 2026 - 2031 een werkingstoelage aan Brasschaatse jeugdverenigingen ter ondersteuning van hun algemene werking en kwaliteitsvolle activiteiten.

Art.2.- Definities

●        Jeugdvereniging: overkoepelende benaming voor alle vormen van jeugdwerk zijnde jeugdbewegingen, jeugdhuizen, vakantiespeelpleinwerkingen, …
(Vlaamse definitie zoals gehanteerd door departement Jeugd, Cultuur & media)

●        Jeugdwerk: sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd van 3 tot en met 30 jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.

●        Brasschaats jeugdwerk: jeugdverenigingen die zich op buurt- of gemeentelijk niveau organiseren binnen Brasschaat.

●        Politieke jongerenorganisaties, koepels van landelijk erkende organisaties en sportverenigingen worden voor de toepassing van dit reglement niet beschouwd als vereniging voor jeugdwerk.

●        Lid: opgenomen in ledenlijst en/of verzekeringspolis van de vereniging (inclusief begeleiding).

●        Werkingsjaar: loopt van 1 september van het voorgaande jaar tot 31 augustus van het lopende jaar.

Art.3.- Budget

De toelagen worden toegekend binnen de perken van het gemeentebudget en conform het meerjarenplan. Aanpassingen aan het meerjarenplan kunnen leiden tot een gewijzigd budget en de daaraan gekoppelde toelagen.

Art.4.- Mogelijke aanvragers en voorwaarden

Verenigingen die voldoen aan onderstaande voorwaarden worden door het gemeentebestuur Brasschaat als jeugdwerk erkend. Zij kunnen deze toelage aanvragen.

●        De vereniging is minimum 1 jaar als jeugdvereniging actief op het grondgebied van Brasschaat.

●        De lokalen en maatschappelijke zetel of het werkingsadres zijn op het grondgebied van Brasschaat en de vereniging richt zich voornamelijk tot Brasschaatse kinderen en jongeren.

●        De aanvrager zorgt ervoor dat alle gegevens die verband houden met de erkenning- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en hij stelt die ter beschikking voor toezicht door de administratie.

●        De aanvrager erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.

●        De vereniging kan een minimumaantal van 10 verzekerde leden aantonen.

●        De vereniging is aangesloten bij een Vlaamse jeugdfederatie, erkend door het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid.

●        De jeugdvereniging is een vzw of een feitelijke vereniging, opgericht door een privéinitiatief, zonder beroepsdoeleinden of winstoogmerk.

●        De vereniging heeft voor alle leden en begeleiders een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afgesloten.

●        De vereniging heeft, indien ze een eigen gebouw bezit, een brandverzekering afgesloten.

Art.5.- Samenstelling toelage

De beschikbare budget wordt verdeeld op basis van een puntenmatrix volgens drie categorieën. Het totale krediet wordt evenredig volgens de behaalde punten verdeeld.

5.1. Leden

Ledenaantal jeugdhuizen wordt niet meegeteld. Zij kunnen hier geen punten krijgen.

●        Het aantal verzekerde leden

○        10-50 leden = 3 punten

○        51-100 leden = 6 punten

○        101-150 leden = 9 punten

○        151-200 leden = 12 punten

○        201-300 leden = 15 punten

○        301-400 leden = 18 punten

○        Meer dan 400 leden = 21 punten

●        Bonus Brasschaatse leden

○        Meer dan 50 % Brasschaatse leden = 1 punt

○        Meer dan 75 % Brasschaatse leden = 2 punten

●        Bonus inclusieve werking: personen met een beperking

○        Tot 5 leden met beperking = 1 punt

○        Meer dan 5 leden met beperking = 2 punten

●        Bonus integratie: aantal leden met verminderd tarief voor lidgeld, kamp -en/of weekendgeld (UitPas of gelijkaardig systeem)

○        Structureel systeem verminderd tarief (vb. UitPas of koepel) = 1 punt

○        Tot 5 leden = 2 punten

○        5 leden tot 10 leden = 3 punten

○        Meer dan 10 leden = 5 punten

5.2. Vorming begeleiding

●        Het aantal begeleiders met een attest kadervorming in het jeugdwerk

○        Tot 25 % van de begeleiding heeft een animatorattest = 1 punten

○        25-49 % van de begeleiding heeft een animatorattest = 2 punten

○        50-75 % van de begeleiding heeft een animatorattest = 3 punten

○        Meer dan 75 % van de begeleiding heeft een animatorattest = 4 punten

●        Bonus vorming

○        Uitvoeren van minstens één brand/evacuatieoefening met minstens 80 % van de leden en leiding (of op openingsavond bij een jeugdhuis) = 1 punt

○        De jeugdvereniging organiseerde zelf een vorming voor de begeleiding = 1 punt

○        50 % van de begeleidingsploeg volgde een pedagogische vorming, anders dan attest animator (1 punt per vorming)
= max. 4 punten

○        Begeleider met een hoofdanimatorattest
(1 punt per hoofdanimatorattest) (exclusief jeugdhuizen)
= max. 5 punten

○        Voor jeugdhuizen: bestuurder die een meerdaags opleidingstraject rond jeugdhuiswerking volgt (1 punt per opleidingstraject)
= max. 5 punten

5.3. Kwalitatieve werking

§ 1. Alle verenigingen

Netwerking: verenigingen nemen deel aan ontmoetingsmomenten georganiseerd door hun koepels of andere momenten (bijvoorbeeld de jeugdraad) waar zij met andere jeugdverenigingen ideeën rond hun werking kunnen uitwisselen.

○        De vereniging neemt sporadisch (1 tot 5 keer/werkingsjaar) deel aan netwerkactiviteiten = 1 punt

○        De vereniging neemt structureel (+ 5 keer/werkingsjaar) deel aan netwerkactiviteiten = 2 punten

○        De vereniging neemt structureel (75 % aanwezigheid) deel aan de jeugdraad = 1 punt

○        De vereniging neemt structureel (75 % aanwezigheid) deel
aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad = 1 punt

○        De vereniging neemt structureel (75 % aanwezigheid) deel
aan de hoofdleiding = 1 punt

○        De vereniging is vertegenwoordigd in een werkgroep van de jeugdraad = 1 punt

Netwerking: verenigingen nemen deel aan gemeentelijke activiteiten (Dorpsdag, dag van de Jeugdbeweging, Buitenspeeldag, …)

■        De vereniging neemt deel aan 1 activiteit = 1 punt

■        De vereniging neemt deel aan 2 activiteiten = 2 punten

■        De vereniging neemt deel aan 3 of meer activiteiten = 3 punten

§2. Enkel voor jeugdbewegingen

Jeugdbeweging jaarwerking

●        Aantal weken dat er werking is voorzien voor de leden. Hierbij telt een ledenweekend als één dag. Volgende activiteiten tellen niet mee in de berekening: (leidingweekend, familiedagen, zomerkamp).

○        Tot 20 weken werking per jaar = 0 punten

○        21 - 30 weken werking = 1 punt

○        31 - 40 weken werking = 2 punten

○        Meer dan 40 weken werking = 3 punten

Jeugdbeweging zomerkampen

●        Aantal verzekerde deelnemers op kamp

○        Tot 75 deelnemers = 1 punt

○        76-100 deelnemers = 2 punten

○        101-150 deelnemers = 3 punten

○        151-200 deelnemers = 4 punten

○        Meer dan 200 deelnemers = 5 punten

§3. Enkel voor jeugdhuiswerking

Jeugdhuis activiteiten 

●        Het jeugdhuis heeft een open werking met activiteiten anders dan lokalenverhuur en doet er alles aan een zo groot en divers mogelijk publiek te bereiken

○        Tot 10 activiteiten per jaar = 1 punt

○        11-20 activiteiten = 2 punten

○        Meer dan 20 activiteiten = 3 punten

●        Kwaliteitsvolle activiteiten

○        Het jeugdhuis biedt jongeren de mogelijkheid om samen onder begeleiding een fuif of instuifcafé te organiseren (1 punt per activiteit)             
= max. 3 punten

○        Het jeugdhuis biedt repetitieruimte aan = 1 punt

○        Het jeugdhuis zet samenwerkingsverbanden op met andere organisaties zoals bijvoorbeeld andere jeugdverenigingen, muziekschool, welzijnspartners, wijkwerking, … (1 punt per activiteit)
=max. 3 punten

§4. Enkel voor speelpleinwerkingen

Speelplein werking

●        Capaciteit: max. aantal kinderen/dag aanwezig dit werkingsjaar

○        Tot 50 = 1 punt

○        51-100 = 2 punten

○        101-150 = 3 punten

○        151-200 = 4 punten

○        Meer dan 200 = 5 punten

●        Aantal volledige weken werking per jaar

○        Tot 5 weken werking = 1 punt

○        6-10 weken werking = 2 punten

○        Meer dan 10 weken werking = 3 punten

●          Kwaliteitsvolle werking, aantal weken een weekverantwoordelijke die het administratieve luik behartigt en het contact met ouders en gemeente onderhoudt.

○          1 week = 2 punten

○          2 weken = 4 punten

○          3 weken = 6 punten

○          4 weken = 8 punten

○          5 weken = 10 punten

○          6 weken = 12 punten

○          7 weken = 14 punten

○          8 weken = 16 punten

○          9 weken = 18 punten

○          Meer dan 10 weken = 20 punten

●        Kwaliteitsvolle werking

○        Jaarwerking monitoren (minimum 3 samenkomsten voor alle monitoren buiten de werkingsperiode) = 3 punten

○        Kleuterwerking = 2 punten

○        Tienerwerking +12jarigen = 2 punten

○        Open speelsysteem = 2 punten

○        Themawerking =2 punten

●        Kwaliteitsvolle buitenruimte

○        Speelgroen = 1 punt

○        Beschutting zon = 1 punt

○        Sportterrein = 1 punt

●        Kwaliteitsvolle binnenruimte

○        Rustige snoezelhoek = 1 punt

○        Leeshoek = 1 punt

Art.6.- Aanvraagprocedure

§ 1. Aanvraag

De aanvraag wordt na afloop van het werkingsjaar ingediend, uiterlijk op 30 september, via het digitaal aanvraagformulier op de website.

§ 2. Bewijsstukken

Er is een onderscheid in verplichte bewijsstukken en degenen die jaarlijks via loting aan 20 % van de verenigingen worden opgevraagd. Jaarlijks worden verenigingen geloot die alle bewijsstukken moeten binnenbrengen. De loting gebeurt na indiening van de aanvragen en uiterlijk voor 31 oktober. De jeugdverenigingen bezorgen hun bewijsstukken voor 20 november aan de jeugddienst.

Bij het laattijdig indienen van de bewijsstukken, nadat de loting voor heeft plaatsgevonden, zal de betrokken jeugdvereniging de gevraagde bewijsstukken die behoren tot de loting moeten indienen, onafhankelijk van de loting.
Daarnaast kan het gemeentebestuur op elk moment een vereniging bijkomend om voorlegging van bewijsstukken vragen.

Standaard: jaarlijks verplicht voor iedereen

●        Lijst verzekerde leden met inbegrip van adressen (niet voor jeugdhuiswerking)

●        Voor jeugdhuiswerking: bewijs activiteiten (promo, evenementaanvraag, foto, …)

●        Plaatsbezoek van de jeugddienst aan de speelpleinwerking in de Paasvakantie en/of de zomervakantie

●        Bewijs van aansluiting bij Vlaamse jeugdfederatie erkend door het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid

●        Bewijs dat de vereniging voor alle leden en begeleiders een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen heeft afgesloten;

○        Bewijsstuk: kopie polis of verklaring van de jeugdfederatie

●        Bewijs dat voor het gebouw waarin de vereniging zit, een brandverzekering afgesloten is

○        Bewijsstuk: kopie polis of verklaring van de jeugdfederatie/eigenaar

●        Bezorgen van de checklist brandveiligheid opgesteld door Ambrassade

●        Evacuatieoefening uitvoeren, de datum waarop dit plaatsvindt moet op voorhand gemeld worden aan de jeugddienst

Na loting of op vraag gemeentebestuur

●        (Hoofd)animatorattesten van begeleiding.

●        Deelnamebewijzen animatorcursussen begeleiding.

●        Deelnamebewijzen leiding, factuur of verklaring van lesgever zelf georganiseerde vorming.

●        Deelnamebewijs opleidingstraject jeugdhuizen.

●        Verklaring koepel-jeugdwerkstructuur van deelname aan overlegmomenten.

●        Aantal verzekerde leden op kamp.

●        Programmaboekje, kalender of dergelijke om het aantal werkingsweken te bewijzen.

●        Alle andere stukken die nodig worden geacht.

Art.7.- Toekenningsprocedure

●        De jeugddienst beoordeelt de aanvragen op voorwaarden, volledigheid, bewijsstukken,…en bereidt de berekening van de werkingstoelages voor.

●        Na advies van jeugdraad stelt het college van burgemeester en schepenen de bedragen definitief vast.

●        Indien er geen algemene vergadering tijdig gepland is, kunnen het dagelijks bestuur of de werkgroep Hoofdleiding ook digitaal geconsulteerd worden.

Art.8.- Uitbetaling

Uitbetaling gebeurt op het rekeningnummer van de verenigingen en ten laatste op 31 december van het kalenderjaar waarin de aanvraag gebeurde.

Art.9.- Controle en sancties

De gemeente behoudt zich het recht voor om controles uit te voeren. Wanneer het gemeentebestuur of de administratie bijkomende gegevens vraagt, bezorgt de jeugdvereniging die binnen de twee weken. Bij misbruik, niet-naleving of ontbrekende bewijsstukken kan de toelage worden ingehouden of teruggevorderd en kan uitsluiting voor 1 jaar volgen.

Art.10.- GDPR

De jeugddienst van de gemeente Brasschaat verwerkt je persoonsgegevens voor haar dienstverlening/activiteiten. Dit is bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden of om een inschrijving te verwerken,... De jeugddienst bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor deze doelen. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, verwachten wij dat zij dit met de nodige zorgvuldigheid doen. Deze partijen mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Bij vragen over je privacy of om je GDPR-rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen met de DPO via privacy@brasschaat.be.

Art.11.- Staatssteun

De in dit reglement bedoelde subsidie wordt uitsluitend toegekend ter ondersteuning van activiteiten die een louter lokaal karakter hebben en die in hoofdzaak gericht zijn op de inwoners van de gemeente Brasschaat. De subsidie wordt niet toegekend aan organisaties die op structurele wijze actief zijn buiten het grondgebied van de gemeente Brasschaat of die hun activiteiten richten op een ruimer dan louter lokaal publiek. Op basis van het voorgaande wordt vastgesteld dat de in dit reglement bedoelde subsidie geen staatssteun vormt in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Art. 12.- Opheffen vorige versie(s)

Dit reglement vervangt het reglement werkingstoelage jeugdverenigingen goedgekeurd op de gemeenteraad van 31 maart 2025. Dit reglement vervangt het reglement integratie in het jeugdwerk goedgekeurd op de gemeenteraad van 31 maart 2025.

Art.13.- Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026 en wordt bekendgemaakt via gemeentelijke communicatiekanalen.