33 Reglement Jeugdinitiatieven. Goedkeuring. - GOEDGEKEURD

Beslissing

Feiten en motivering

Historiek

Het huidige reglement jeugdinitiatieven wordt al zeker sinds 2016 toegepast voor jongeren en jeugdverenigingen in Brasschaat.

Bij de start van deze nieuwe legislatuur zijn er meerdere elementen die aanleiding geven tot een grondige herziening van dit reglement.

●        Door verschillende gebeurtenissen in de laatste jaren zoals COVID, de sluiting van de Ruiterhal en een lichte terugval van de jeugdhuiswerking is de toelage in de huidige vorm de voorbije jaren onderbenut gebleven. Een herziening dringt zich op.

●        De jeugddienst doet momenteel een optimalisatieoefening voor alle reglementen met het oog op integratie van de diverse types projecttoelage.

●        De jeugddienst wil inzetten op meer efficiëntie en alle reglementen volgens eenzelfde sjabloon opmaken en agenderen.

●        De huidige reglementen worden deze legislatuur gedigitaliseerd. 

De jeugddienst zet de toelagereglementen waar mogelijk in als instrumenten om doelstellingen acties uit het meerjarenplan te bereiken.

●        BD 2.1 We versterken onze dienstverlening

○        02.01.02 We bieden kwalitatieve, digitale en toegankelijke dienstverlening aan.

■        02.01.02.02 We digitaliseren het proces voor de aanvraag en toekenning van subsidies

●        BD 3.1 We bevorderen en ondersteunen het fysiek en mentaal welzijn van iedereen

○        03.01.04 We ondersteunen de verenigingen financieel, administratief, logistiek en promotioneel

■        03.01.04.02 We passen jaarlijks minimum 1 subsidiereglement aan de actuele noden van de verenigingen aan

●        BD 3.3 We stimuleren ontmoeten en beleven in Brasschaat

○        03.03.02 We nemen een regierol op inzake vrijetijdsbeleving

■        03.03.02.03 We promoten en ondersteunen de organisatie van jongerenfuiven en/of een tienerfestival door derden

■        03.03.02.04 We zoeken een partner om minstens één alcoholvrije jongerenfuif (-15 jaar) per jaar te organiseren

○        03.03.04 We voorzien een ruim, toegankelijk en betaalbaar vrijetijdsaanbod voor alle doelgroepen

Aanpassingen en motivering

Momenteel wordt de betoelaging van projecten versnipperd behandeld in verschillende reglementen waardoor het overzicht zoek is. De diverse projecttoelages worden vaak niet optimaal benut. Het gaat concreet om

●        Integratie in het jeugdwerk: projecten ter bevordering van integratie kansarme jeugd.

●        Werkingstoelage jeugdverenigingen: projecten rond de SDG’s.

●        Kadervorming: vormingen of educatieve projecten.

●        Jeugdinitiatieven en samenwerking verenigingen.

Door de betoelaging van initiatieven en projecten onder te brengen in één enkel reglement wordt de aanvraag ervan eenvoudiger, overzichtelijker en toegankelijker en kan de behandeling van  de aanvragen op een uniforme manier gebeuren.
We hanteren een ruime definitie om een breed scala aan creatieve ideeën een kans te geven.

Daarnaast stelt de dienst een verhoging van het maximumbedrag van €500 naar €1.000 per initiatief voor. Op die manier wordt tegemoet gekomen aan de stijgende kosten (SABAM, security, vergunningen, enz.).

Om de werkbaarheid en duidelijkheid te verbeteren werken we met een sjabloon met een opbouw die het zoeken van bepaalde informatie vergemakkelijkt. In de procedures houden we waar mogelijk rekening met een efficiënte digitale workflow.

Juridisch kader

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Toelagereglement jeugdinitiatieven en projecten – verlenging

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Toelagereglement integratie kansarme jeugd - verlenging

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Toelage kadervorming – verlenging

●        Besluit gemeenteraad 31 maart 2025: Werkingstoelage jeugdverenigingen – verlenging

●        Decreet over het jeugd- en kinderrechtenbeleid en de ondersteuning van het jeugdwerk van 23 november 2023

●        Gemeenteraadsbesluit van 26 januari 1984 inzake de toepassing van de wet van 14 november 1983 inzake de controle op de toekenning en aanwending van gemeentelijke toelagen.

●        Decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017 art 41 lid 2,23° (het vaststellen van de gemeentelijke toelagen en de voorwaarden voor de besteding ervan, is een exclusieve niet-delegeerbare bevoegdheden van de gemeenteraad)

Adviezen

Jeugdraad: positief advies

Juridische dienst: positief advies

Financiële dienst: positief advies

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen zijn:

BESLUIT eenparig:

Art.1.- Hecht goedkeuring aan het toelagereglement voor jeugdinitiatieven voor de dienstjaren 2026-2031 als volgt:

Art.1.- Doelstelling

De gemeente Brasschaat verleent voor de dienstjaren 2026-2031 toelagen ter ondersteuning van jeugdinitiatieven en -projecten die bijdragen aan een duurzame, inclusieve en verbindende samenleving. De toelage is bedoeld voor projecten die georganiseerd worden door jongeren voor kinderen en jongeren

Art. 2. Definities

●        Jeugdinitiatief of -project: een tijdelijk project met een duidelijk begin en einde, zonder winstoogmerk, georganiseerd door jongeren en open voor andere jongeren of het bredere publiek.

●        Geografische beperking: de aanvrager is gedomicilieerd in Brasschaat en/of het project vindt plaats op het grondgebied van Brasschaat.

●        Doelpubliek kinderen en jongeren: alle personen tot 25 jaar.

●        Aanvrager: jongeren tussen 18 en 25 jaar.

Art. 3.- Budget

De toelagen worden toegekend binnen de perken van het gemeentebudget en conform het meerjarenplan. Aanpassingen aan het meerjarenplan kunnen aanleiding geven tot een gewijzigd budget en de daaraan gekoppelde toelagen.

Art. 4. Mogelijke aanvragers en voorwaarden

●        Leeftijd: 18 tot 25 jaar op het moment van de aanvraag.
Indien het project wordt georganiseerd door één of meer minderjarigen wordt de toelage aangevraagd door meerderjarige verantwoordelijken voor het project die gevolmachtigd worden om de subsidie in ontvangst te nemen. Zij

○        handelen namens en voor rekening van de minderjarige(n) voor de volledige aanvraag, uitvoering en financiële afhandeling van het project;

○        zijn bevoegd om alle correspondentie te voeren met de gemeente;

○        zijn gemachtigd om de toelage te ontvangen op het door hen opgegeven rekeningnummer.

●        Het initiatief:

○        Heeft een duidelijk omschreven begin en einde.

○        Is tijdelijk en projectmatig.

○        Is zonder winstoogmerk.

○        Is gericht op kinderen en jongeren en georganiseerd door jongeren.

○        Draagt bij aan minstens één van de pijlers: duurzaamheid, gemeenschapsvorming of inclusie.

●        Structurele of reguliere werking komt niet in aanmerking.

●        Taalvoorwaarde:

○       Alle gegevens i.v.m. erkenning en subsidiëring zijn beschikbaar in het Nederlands.

○       Het belang van het gebruik van het Nederlands bij uitvoering wordt erkend.

●        De aanvragers verbinden zich ertoe:

○       Het project uit te voeren zoals beschreven in de aanvraag;

○       Het logo van de gemeente Brasschaat te vermelden op publicaties en promotie;

○       De jeugddienst op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen in uitvoering of planning of de vroegtijdige stopzetting

Art. 5. Samenstelling toelage (bedrag)

●        Maximumbedrag per initiatief: €1.000.

●        Gemeentelijke tussenkomst: maximaal 80% van de totale projectkosten.

●        Uitbetaling in twee schijven:

○        Indien aangevraagd: voorschot van max. 50% na goedkeuring.

○        Restbedrag na eindverslag en goedkeuring van de financiële afrekening.

Komen niet in aanmerking voor deze toelage:

●        Structurele werkingskosten.

●        Vergoeding aan initiatiefnemers of leden.

●        Aankoop van duurzaam materiaal (bv. laptops, meubilair).

●        Alcoholische dranken en catering.

●        Commerciële of winstgerichte activiteiten.

Het maximumbedrag wordt op 1 januari 2027 en nadien jaarlijks op 1 januari geïndexeerd. Deze indexering gebeurt via de gezondheidsindex van de maand november voorafgaand aan het nieuwe jaar. Als basis van de bovenstaande tarieven wordt de gezondheidsindex van november 2025 gebruikt.

Art. 6. Aanvraagprocedure

●        Indieningswijze: via het officiële aanvraagformulier.

●        Verplichte bijlagen:

○        Informatie over de aanvrager.

○        Beschrijving van het initiatief.

○        Doelstellingen en doelgroep.

○        Begroting (inkomsten/uitgaven).

■        Inclusief de hoogte en aanwending van de aangevraagde toelage.

○        Gegevens van initiatiefnemers.

○        Planning van uitvoering.

●        Deadline: minstens één week vóór aanvang van het initiatief.

●        Het gemeentebestuur brengt de aanvrager op de hoogte van de toegekende toelage, uiterlijk binnen zes weken na indiening van een volledig dossier.

Art. 7. Toekenningsprocedure

●        De jeugddienst beoordeelt op voorwaarden, volledigheid en inhoud.

●        De jeugdraad geeft advies op de dossiers. Indien er geen algemene vergadering tijdig gepland is, kunnen het dagelijks bestuur en/of de werkgroep Hoofdleiding ook, indien nodig digitaal, geconsulteerd worden.

●        De beoordeling en eindbeslissing over de ingediende dossiers wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen, op basis van het advies van de bevoegde gemeentelijke diensten.

●        Uiterlijk 8 weken na afloop van het initiatief dient volgens het voorziene formulier een inhoudelijk verslag, een financiële afrekening met bewijsstukken en eventueel beeldmateriaal te worden ingediend.

Art. 8. Uitbetaling

Uitbetaling op rekening van de aanvrager:

●        Voorschot na goedkeuring.

●        Saldo uiterlijk 4 weken na indiening van volledig inhoudelijk verslag, financiële afrekening en bewijsstukken.

Art. 9. Controle en sancties

De gemeente behoudt zich het recht voor om controles uit te voeren. Wanneer het gemeentebestuur of de administratie bijkomende gegevens vraagt, bezorgt de aanvrager die binnen de twee weken.

Bij misbruik of niet-naleving kan de toelage worden ingehouden of teruggevorderd en kan uitsluiting voor 1 jaar volgen.

Art. 10.- GDPR

De jeugddienst van de gemeente Brasschaat verwerkt je persoonsgegevens voor haar dienstverlening/activiteiten. Dit is bijvoorbeeld om jouw vragen te beantwoorden of om een inschrijving te verwerken,... De jeugddienst bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor deze doelen. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, verwachten wij dat zij dit met de nodige zorgvuldigheid doen. Deze partijen mogen deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en moeten voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Bij vragen over je privacy of om je GDPR-rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen met de DPO via privacy@brasschaat.be.

Art. 11.- Staatssteun

De in dit reglement bedoelde subsidie wordt uitsluitend toegekend ter ondersteuning van activiteiten die een louter lokaal karakter hebben en die in hoofdzaak gericht zijn op de inwoners van de gemeente Brasschaat. De subsidie wordt niet toegekend aan organisaties die op structurele wijze actief zijn buiten het grondgebied van de gemeente Brasschaat of die hun activiteiten richten op een ruimer dan louter lokaal publiek. Op basis van het voorgaande wordt vastgesteld dat de in dit reglement bedoelde subsidie geen staatssteun vormt in de zin van artikel 107 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Art. 11. Opheffen vorige versie(s)

Dit reglement vervangt het toelagereglement jeugdinitiatieven en -projecten goedgekeurd op de Gemeenteraad van 31 maart 2025:

Art. 13.- Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026 en wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke communicatiekanalen