28 Reglement toelage handelaarsvereniging 2026-2031. - GOEDGEKEURD

Beslissing

Feiten en motivering

Het bestuursakkoord 2024-2030 benoemt de wens tot het bevorderen van de samenwerking tussen lokale ondernemingen, gemeente, non-profitorganisaties en burgers om een gezamenlijk ecosysteem te creëren dat de lokale economie ondersteunt en versterkt.

Gemeente Brasschaat wenst de verschillende handelaarsverenigingen in Brasschaat organisatorisch te ondersteunen en hun financiële draagkracht te verruimen.

Om dit doel te verwezenlijken voorziet de gemeente Brasschaat een aparte toelage zodat lokale handelaarsverenigingen initiatieven kunnen opzetten.

Er wordt extra aandacht gegeven aan het kernwinkelgebied en aan gemeenschappelijke initiatieven die een bovenlokale aantrekkingskracht uitoefenen en gemeente Brasschaat promoten als ondernemende gemeente en/of als aantrekkelijke winkel- en horecagemeente.(zie bijlage voor wijzigingen ten opzichte van vorig reglement)

De verschillende handelaarsverenigingen kunnen dankzij een toelage inzetten op volgende doelen:

●        Gemeente Brasschaat promoten als ondernemende gemeente en/of als aantrekkelijke winkel- en horecagemeente.

●        De sfeer en identiteit van de afgebakende kern(en) benadrukken voor de niet gemeenschappelijke initiatieven. Daarbij overstijgen zij de individuele belangen van de leden van de handelaarsvereniging.

●        De samenwerking tussen handelaars onderling en/of met andere partners optimaliseren.

De dienst ondernemen stelt voor om een toelage van 7500 tot 17 500 euro toe te kennen aan een handelaarsvereniging die voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in het reglement, alsook een bedrag voor gezamenlijke projecten.

Er wordt gewerkt met een systeem van voorschot en afrekening om de toelage maximaal voor de beoogde doelen in te zetten en om zowel de startende als bestaande verenigingen optimale financiële kansen te bieden.

Juridisch kader

Gemeenteraadsbesluit van 26 januari 1984 inzake de toepassing van de wet van 14 november 1983 inzake de controle op de toekenning en aanwending van gemeentelijke toelagen. Decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017 art 41 lid 2,23° (het vaststellen van de gemeentelijke toelagen en de voorwaarden voor de besteding ervan, is een exclusieve niet-delegeerbare bevoegdheid van de gemeenteraad).

Ondernemerstoets

Het reglement doorstaat de ondernemerstoets. Het reglement staat in teken van de versterking van de afgebakende kernen en de overkoepelende initiatieven om de gemeente Brasschaat als aantrekkelijke winkel- en horecagemeente op de kaart te zetten.

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen worden geraamd op:

BESLUIT eenparig:

Art.1.- Goedkeuring wordt gehecht aan de toelage handelaarsvereniging 2026-2031.

Art.2.- Reglement toelage handelaarsvereniging 2026-2031

Hoofdstuk 1. Algemene principes en definities

Artikel 1. Algemene principes

Het gemeentebestuur acht de kernversterking in winkelgebieden essentieel voor het behoud van levendige en bloeiende stadcentra. Dit omvat initiatieven gericht op het verrijken en aantrekkelijke maken van het kernwinkelgebied voor zowel winkeliers als consumenten. Binnen de beperking van het goedgekeurde budget voorziet de gemeente in een toelage voor handelaarsverenigingen die actief zijn in de afgebakende handelskernen van de gemeente Brasschaat. Er wordt extra aandacht gegeven aan het kernwinkelgebied en aan gemeenschappelijke initiatieven die een bovenlokale aantrekkingskracht uitoefenen en gemeente Brasschaat promoten als ondernemende gemeente en/of als aantrekkelijke winkel- en horecagemeente.

Artikel 2. Definities

Aanvraagformulier: Het formulier , beschikbaar op www.brasschaat.be, waar alle gegevens van de identiteit van de aanvrager en het initiatief worden ingevuld.

Aanvrager: derechtspersoon of de natuurlijke persoon die is opgegeven als verantwoordelijke voor de handelaarsvereniging.

Afgebakende kern: percelen gelegen in het afgebakende kernwinkelgebied of afgebakende lokale handelskern.

Kernwinkelgebied:

Een bedrijvige, ondernemende kern, waarin handel, beleving en ondernemerschap in de brede zin van het woord elkaar versterken. De beleving wordt gecreëerd door een mix van retail, horeca, diensten, detailhandel, creatieve en innovatieve sectoren. Zie bijlage voor afbakening.

Lokalehandelskern:

Handelskern in de wijken Maria-ter-Heide, Donk Patio & Mariaburg waar vooral dagelijkse goederen maar ook een zeker aanbod aan andere categorieën producten mogelijk zijn. Zie bijlage voor afbakening.

Handelaarsvereniging : Het permanent samengaan van (rechts)personen die een handelszaak uitbaten en die overeenkomen om op geregelde en duurzame wijze een aantal initiatieven te nemen..

Handelszaak: Elke commerciële onderneming waarvoor een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen vereist is en die tot hoofddoel heeft de uitoefening van een kleinhandel of horeca, namelijk rechtstreekse en persoonlijke verkoop van goederen en diensten aan eindverbruikers.

Initiatief: een handeling die voldoet aan de vooropgestelde voorwaarden.

Hoofdstuk 2. Toelage

Artikel 3. Doel van de ondersteuning

De toelage voor handelsverenigingen is erop gericht om commerciële activiteiten te stimuleren en de aantrekkingskracht van de kernen in de gemeente te verhogen.

Artikel 4. Wie komt in aanmerking?

De toelage is van toepassing op handelaarsverenigingen die gevestigd zijn en/of hun activiteiten of projecten uitoefenen in een afgebakende kern op het grondgebied van gemeente Brasschaat.

De handelaarsvereniging dient vertegenwoordigd te zijn in de ondernemersraad. Er is vertegenwoordiging voorzien van 1 handelaarsvereniging per afgebakende kern.

De handelaarsvereniging moet de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) hebben.

De handelaarsvereniging moet minimum 4 initiatieven per jaar ondernemen.

Artikel 5. Voorwaarden

Gemeente Brasschaat ondersteunt initiatieven die voldoen aan de volgende voorwaarden:

●        worden uitgevoerd door de aanvrager of in opdracht van de aanvrager van de toelage.

●        gericht zijn op een breed consumentenpubliek.

●        worden uitgevoerd met het oog op het opzetten van een gezamenlijk initiatief met andere handelszaken en eventuele partners en voldoen aan volgende voorwaarden:

●        Gemeente Brasschaat promoten als ondernemende gemeente en/of als aantrekkelijke winkel- en horecagemeente.

●        De sfeer en identiteit van de afgebakende kern(en) benadrukken voor de niet gemeenschappelijke initiatieven. Daarbij overstijgen zij de individuele belangen van de leden van de handelaarsvereniging.

●        De samenwerking tussen handelaars onderling en/of met andere partners optimaliseren.

●        Het initiatief heeft een duidelijke commerciële doelstelling.

●        Het initiatief helpt de gemeente Brasschaat en/of de afgebakende kern(en) als geheel vooruit.

●        Het initiatief bestaat uit een actie, activiteit, evenement, algemene marketing of communicatie.

●        Het initiatief vindt plaats op het grondgebied Brasschaat.

De aanvrager van de toelage zal bij de communicatie vermelden dat er ondersteuning is vanuit de gemeente Brasschaat minstens door het vermelden van het logo van de gemeente.

Artikel 6. Verplichting

De aanvrager zorgt ervoor dat alle gegevens die verband houden met de erkenning- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en hij stelt die ter beschikking voor toezicht door de administratie.

De aanvrager erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.

Artikel 7. Bedrag

Een toelage van maximaal € 17 500 per jaar ten bedrage van de gemaakte kosten kan worden toegekend aan een handelaarsvereniging die actief is in het kernwinkelgebied van de gemeente Brasschaat. Het kernwinkelgebied is essentieel in het behouden van een bruisend centrum met een divers aanbod voor de bewoners en bezoekers.

Een toelage van maximaal € 10 000 per jaar ten bedrag van de gemaakte kosten kan worden toegekend aan de handelaarsvereniging actief in lokale handelskern Maria ter Heide. Deze lokale handelskern telt beduidend minder handelaars in vergelijking met het kernwinkelgebied.

Een toelage van maximaal € 7500 per jaar ten bedrage van de gemaakte kosten kan worden toegekend aan de handelaarsvereniging actief in lokale handelskern Mariaburg. Deze handelskern is gelegen op de grens van district Ekeren en gemeente Brasschaat. Hierdoor kan deze handelaarsvereniging genieten van ondersteuning van beiden.

Een toelage van maximaal € 7500 per jaar ten bedrage van de gemaakte kosten kan worden toegekend aan de handelaarsvereniging actief in Donk. Deze handelskern is beperkt in het aantal handelaars. Verder kent deze handelskern door zijn specifieke ligging en eigendomsstructuur een aanzienlijk voordeel in ondersteuning en organisatie.

Een toelage van maximaal € 10 000 per jaar ten bedrage van de gemaakte kosten kan worden toegekend aan gemeenschappelijke initiatieven. Dit zijn initiatieven met bovenlokale aantrekkingskracht gezamenlijk georganiseerd door minimum 3 verschillende handelaarsverenigingen van de afgebakende kernen. Per gemeenschappelijk initiatief dient er 1 gebundelde aanvraag ingediend te worden. 

De toelage per handelaarsvereniging is niet cumuleerbaar voor uitgaven (facturen) die reeds door de toelage voor de gemeenschappelijke initiatieven betoelaagd worden.

Niet aanvaarde aanwending van de toelage.

De ondersteuning kan niet aangewend worden voor het betalen van belastingen, waarborgen voor het ontlenen van het gemeentelijk materiaal en boetes.

Hoofdstuk 3. Aanvraag, behandeling en toekenning

Artikel 8. Aanvraagdossier

Een aanvraag moet digitaal worden ingediend via de website van de gemeente Brasschaat.

Volgende documenten moeten worden toegevoegd:

●        Volledig ingevuld aanvraagformulier

●        Een beschrijving van de initiatieven

●        Een raming van de geplande kosten die in aanmerking komen voor terugbetaling op basis van het sjabloon dat te beschikking wordt gesteld op de website van de gemeente Brasschaat.

De aanvraag voor de toelage per handelaarsvereniging dient jaarlijks ingediend te worden vóór 1 mei voor de toelage van het lopende jaar. De aanvraag kan betrekking hebben op initiatieven van het lopend jaar.

De aanvraag voor de gezamenlijke toelage dient te worden ingediend vóór het initiatief plaatsvindt.

Door het indienen van de aanvraag aanvaardt de aanvrager uitdrukkelijk de bepalingen en voorwaarden van dit reglement.

De aanvragen worden behandeld in volgorde van indiening en tot uitputting van het door het gemeentebestuur goedgekeurde budget.

Artikel 9. Behandeling van de toelage

Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing over de toelage aanvraag binnen een termijn van 45 dagen na de datum vermeld op de ontvangstmelding. Bij een vraag om meer informatie dient de aanvrager dit binnen een termijn van 30 dagen te beantwoorden. Indien dit niet gebeurt, wordt dit dossier nietig beschouwd.

Indien gerechtvaardigd mag de termijn één maal voor maximaal dezelfde duur gemotiveerd worden verlengd door het college van burgemeester en schepenen. De verlenging en de duur ervan worden vóór het verstrijken van de oorspronkelijke termijn ter kennis van de aanvrager gebracht.

Elke aanvraag voor een toelage wordt door de gemeente Brasschaat beoordeeld op de toekenningsvoorwaarden

Artikel 10. Toekenning

Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over het al dan niet toekennen van de toelage. Het College van Burgemeester en Schepenen behoudt zich het recht voor om alle onderzoeken uit te

voeren die vereist zijn voor de behandeling van de aanvraag. Indien de aanvrager hierbij medewerking weigert, vervalt het recht op de toelage.. De goedkeuring van een toelage ontslaat de aanvrager van de toelage geenszins van de verplichting om de nodige goedkeuringen en vergunningen voor initiatieven op de openbare weg bij de bevoegde diensten te bekomen.

Artikel 11. Betaalbaarstelling voorschot

Een voorschot, 75 % van het geraamde toelagebedrag, wordt na de goedkeuring uitbetaald. Dit bedrag wordt binnen de 30 dagen na de goedkeuring gestort op het rekeningnummer vermeld op het aanvraagformulier.

Artikel 12. Rapportage

Op basis van de toekenning van de toelage dient de aanvrager een rapportage in via de website van de gemeente Brasschaat. Deze rapportage bestaat uit

●        een samenvattingstabel met een overzicht van de gemaakte kosten opgemaakt op basis van het sjabloon dat te beschikking wordt gesteld op de website van de gemeente Brasschaat.

●        bewijsstukken bestaande uit facturen, kastickets en dergelijke. Op basis van deze bewijsstukken wordt de som van de kosten berekend. Een eventuele terugbetaling wordt gebaseerd op deze bewijsstukken.

●        bewijsstukken dat het initiatief daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Dit kan een informatiebrief, uitnodiging, fotoreeks, krantenartikelen, affiche van het initiatief, enzovoort zijn

Gemaakte kosten kunnen geweigerd worden als de kosten waarop ze betrekking hebben niet voldoen aan de voorwaarden. Daarom is het belangrijk dat de aanvrager op de bewijsstukken aanduidt welke kosten precies in aanmerking komen.

De rapportage dient ingediend te worden vóór 1 maart van het jaar, volgend op dat van de betoelaging.

Artikel 13. Afrekening

Het restbedrag wordt berekend op basis van effectieve uitgaven en wordt uitbetaald na het ontvangen van de verantwoordingsstukken. Dit bedrag wordt binnen de 30 dagen na nazicht gestort op het rekeningnummer vermeld in het aanvraagformulier.

Indien de uitgave lager ligt dan het uitbetaalde voorschot, zal het bedrag aangepast worden aan de werkelijke kosten en desgevallend het teveel betaalde teruggevorderd worden.

Artikel 14. Onvoorziene omstandigheden en overmacht

Wanneer een initiatief niet kan worden doorgaan omwille van door overheid opgelegde maatregelen ingegeven door openbare gezondheid, milieu of veiligheid, kan de handelaarsvereniging de reeds in toepassing van dit reglement gemaakte kosten alsnog inbrengen. Het kan bijvoorbeeld gaan om (niet-limitatief): voorschotten, annulatiekosten, aangekochte materialen, enz.

Dit geldt enkel voor maatregelen waarop de initiatiefnemers zelf geen enkele invloed of zeggenschap hebben gehad niet onmogelijk tijdig konden voorzien worden.

De handelaarsvereniging verbindt zich er in deze omstandigheden wel toe om:

te handelen in eer en geweten. Misbruik kan alsnog resulteren in een terugvordering van de volledige toelage.

Het bewijsmateriaal van de voorbereiding en de gemaakte kosten zo snel mogelijk aan de gemeente te bezorgen en er alles aan te doen om onnodige kosten te vermijden.

Hoofdstuk 4. Gemeenschappelijke bepalingen

Artikel 15. Verval van recht op toelage

Door ondertekening van het aanvraagformulier aanvaardt de aanvrager elke controle van het gemeentebestuur in verband met de aangevraagde toelage. Het afleggen van onjuiste verklaringen kan leiden tot uitsluiting van deze tussenkomst. Indien de toelage reeds uitgekeerd is, kan ze teruggevorderd worden.

De gemeente heeft het recht de uitbetaalde toelage ten allen tijde terug te vorderen hetzij de toelage voor een volgend kalenderjaar niet toe te kennen, als aan één van de voorwaarden van dit toelagereglement niet is voldaan.

Alle bezwaren in verband met de bepalingen van dit reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 16. Toepasselijke bepalingen

De wet van 14 november 1983 ‘betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen art 3 en 7,1°’ is van toepassing, evenals alle andere toepasselijke wettelijke regels.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op datum van goedkeuring door de gemeenteraad.

Bijlage 1 – afbakening kernwinkelgebied en lokale winkelkernen

Kernwinkelgebied

Lokale winkelkernen

Mariaburg

Patio Donk

Maria-ter-Heide