13 Toelage socio-culturele verenigingen werkjaren 2025 en 2026. Goedkeuring. - GOEDGEKEURD

Beslissing

Feiten en motivering

De gemeente verleent toelagen aan niet-professionele verenigingen aangesloten bij de cultuurraad voor het organiseren van (sociaal-)culturele activiteiten. Het is aangewezen deze vorm van ondersteuning verder te zetten.

Bij de start van de nieuwe legislatuur is het toelagereglement met 1 jaar verlengd, in afwachting van een grondige evaluatie voor vernieuwing.

De laatste fase van deze evaluatie, in overleg met MAT, CBS en cultuurraad loopt nog verder in 2026. Daarom wordt voorgesteld de huidige modaliteiten nog tot einde werkjaar 2026 (uitbetaling in 2027) te verlengen.

Juridisch kader

Gemeenteraadsbesluit van 26 januari 1984 inzake de toepassing van de wet van 14 november 1983 inzake de controle op de toekenning en aanwending van gemeentelijke toelagen;
Decreet lokaal Bestuur van 22 december 2017 art 41 lid 2,23° (het vaststellen van de gemeentelijke toelagen en de voorwaarden voor de besteding ervan, is een exclusieve niet-delegeerbare bevoegdheid van de gemeenteraad);

Gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2018 inzake de betoelaging van verenigingen voor het organiseren van (socio-)culturele activiteiten;

Gemeenteraadsbesluit van 27 mei 2019 punt 15, toelage 2019-2024 socio-culturele activiteiten.

Collegebesluit van 27 januari 2025 punt 1, verlenging bestaande reglementen tot 31/12/2025 met evaluatie in 2025.

Gemeenteraadsbesluit van 24 februari 2025, punt 28, toelage socio-culturele verenigingen.

Het college van burgemeester en schepenen stemde op 15 december 2025 principieel in met het voorstel om het huidige reglement toelage socio-culturele verenigingen, met dezelfde modaliteiten, voor een jaar te verlengen.

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen zijn:

BESLUIT eenparig:

Art.1.-a) Binnen de perken van het budget of jaarlijks aangepast meerjarenlan wordt onder de hiernavolgende voorwaarden een gemeentelijke toelage verleend aan de niet-professionele culturele en sociaal-culturele verenigingen, organisaties en instellingen. Laatstgenoemden dienen door het privé-initiatief te zijn opgericht zonder beroeps-, winst- of handelsdoeleinden. Professionele organisaties en instellingen beheerd en betoelaagd door de gemeentelijke, provinciale of Vlaamse inrichtende machten komen niet in aanmerking voor subsidiëring, ook scholen en onderwijsinstellingen dienen hier onder begrepen te worden.

b) De toelagen worden toegekend na advies van de Cultuurraad van Brasschaat. Indien het gemeentebestuur het advies niet volgt, dient het dit te motiveren.

Art.2.-
a) Alle niet-professionele verenigingen, instellingen en organisaties die aangesloten zijn bij de gemeentelijke cultuurraad en zodoende erkend zijn door het gemeentebestuur en die een minimale werkingsduur van 1 jaar hebben, kunnen langs het hierna omschreven reglement betoelaagd worden voor publiek toegankelijke culturele en sociaal-culturele activiteiten die ze zelf uitvoeren of organiseren.

b) Verenigingen, instellingen en organisaties die op een andere wijze voor een bepaalde activiteit door het gemeentebestuur betoelaagd worden, of via andere gemeentelijke adviesraden komen niet in aanmerking voor een toelage voor dezelfde activiteit.

Art.3.- Elke vereniging die volgens het puntenstelsel wenst betoelaagd te worden, dient aan de voorschriften voorzien in de statuten en het huishoudelijk reglement van de gemeentelijke cultuurraad te voldoen.

Art.4.- De subsidies worden berekend op basis van de gegevens en activiteiten betreffende het vorige werkjaar, zijnde het kalenderjaar.

Verenigingen die erkend zijn door de cultuurraad vóór 30 september en die één jaar werking kunnen aantonen, ontvangen vanaf het daaropvolgende kalenderjaar een basistoelage.

Art.5.- Jaarlijks zal de administratie cultuur aan de erkende niet-professionele culturele verenigingen, instellingen en organisaties een inlichtingenblad toesturen teneinde in aanmerking te komen voor de basissubsidie. Dit inlichtingenblad dient vóór 15 februari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de activiteiten plaatsvonden, ingevuld en ondertekend door voorzitter en secretaris teruggestuurd te worden naar de administratie cultuur.

Voor 1 juni zal de administratie cultuur het dossier voorbereiden en ter advisering voorleggen aan het bestuur van de cultuurraad.

Art.6.- Ter ondersteuning van de verenigingen wordt een systeem ingevoerd, gebaseerd op twee niveaus van subsidiëring.

a) Basissubsidie. Deze is gelijk voor elke erkende vereniging. Onder deze subsidie verstaan we de financiële ondersteuning die het gemeentebestuur verleent aan elke door de cultuurraad erkende sociaal-culturele vereniging. De basissubsidie ondersteunt de passieve cultuurparticipatie en de normale werking van de vereniging. Al wat tot de omkaderingsactiviteiten valt die noodzakelijk zijn om de werking van de vereniging te garanderen, valt onder dit principe (zoals vaste repetities, bestuursvergaderingen, groepsateliers, ontspannings- en ontmoetingsactiviteiten).

b) Werkingssubsidie. Deze subsidie wordt uitgekeerd via een puntenstelsel en is gebaseerd op het principe dat de gemeente Brasschaat extra impulsen wil geven in bepaalde sectoren en domeinen van het cultuurleven. De werkingssubsidie beloont creativiteit, gemeenschapsvorming, originaliteit, authenticiteit of grensoverschrijdende werking.

Art.7. Basissubsidie

- Al de niet-professionele verenigingen die door de cultuurraad erkend worden, ontvangen jaarlijks een gelijke basissubsidie. Het bedrag van de subsidie wordt vastgesteld op 100,00 euro per vereniging.

-Ter verantwoording dienen de verenigingen een inlichtingenformulier in waar hun jaarwerking uit blijkt. Desgewenst kan het gemeentebestuur bijkomende bewijsstukken opvragen.

Art.8. Werkingssubsidie

Niet professionele culturele en sociaal-culturele verenigingen, instellingen en organisaties kunnen ook in aanmerking komen voor een werkingssubsidie gebaseerd op hun werking tijdens het afgelopen werkjaar dat loopt van 1 januari tot 31 december.

Voor de werkingssubsidie komen activiteiten in aanmerking die:

- de cultuurspreiding bevorderen: tentoonstellingen, lezingen, podiumactiviteiten zoals theater, muziek, film, dans en mengvormen;

- de cultuurparticipatie verhogen zoals kunsteducatieve activiteiten;

- een gemeenschapsversterkend karakter hebben;

- de cultuurcreatie aanwakkeren;

- buiten de gemeente georganiseerd worden en bijdragen tot de uitstraling van Brasschaat.

Een extra bonus wordt gegeven indien de activiteiten het resultaat zijn van een intensief samenwerkingsverband en als dusdanig een discipline overschrijdend karakter hebben.

Om in aanmerking te komen voor de werkingssubsidie dienen de verenigingen een aanvraagformulier in te zenden voor 15 februari van het jaar dat volgt op het werkingsjaar.

Bij het formulier dienen de nodige bewijsstukken (zie specificering van de bewijsstukken en controle achteraan in de tekst van dit reglement) gevoegd te worden.

De ingeleverde aanvraagformulieren, inlichtingenbladen en bewijsstukken worden gecontroleerd door de administratie cultuur, waar ook het puntentotaal wordt berekend.

De punten en de corresponderende bedragen worden vastgesteld. Het bestuur van de gemeentelijke cultuurraad geeft advies over de eindberekeningen. Het college van burgemeester en schepenen legt definitief vast.

Het bedrag van de werkingssubsidie is gelijk aan het totale subsidiebudget voor verenigingen met aftrek van het totale basissubsidiebudget.

Art.9.- Het puntenstelsel wordt opgesplitst in 7 groepen:

A) muziek, toneel en volkskunst

B) erfgoed

C) beeldende kunstbeoefening

D) vorming

E) algemeen

F) discipline overschrijdende projecten (in de gemeente georganiseerd).

Het college stelt de werkingstoelage die aan elke vereniging toekomt vast volgens de hierna vermelde procedure:

●        het algemeen totaal van de waardepunten, toegewezen aan elke vereniging, wordt voorlopig vastgesteld;

●        een vereniging die meer dan 10% van de punten behaalt van het voorlopig vastgesteld aantal punten, krijgt slechts 10% van dit totaal;

●        een nieuw totaal van de waardepunten wordt vastgesteld, ongeacht of een vereniging nu nog steeds meer dan 10% van het nieuwe totaal heeft verkregen.

De waarde van een punt wordt berekend door het totaal bedrag van de werkingssubsidie te delen door het totaal behaalde aantal punten van de verenigingen samen. Het resultaat van de deling vormt de waarde van één punt.

De jaarlijkse toelage van een vereniging wordt vastgesteld door de geldwaarde van één punt te vermenigvuldigen met het aantal aan de vereniging toegewezen punten.

Art.10.- Er mogen geen activiteiten dubbel worden opgegeven. Een activiteit met een meervoudig karakter kan slechts onder 1 rubriek worden vermeld. Activiteiten die gespreid zijn over meerdere dagen gelden als één activiteit.

Art.11.- Manifestaties in één der gemeenten die officieel ‘verzusterd’ zijn met Brasschaat, worden beschouwd als manifestaties te Brasschaat.

Art.12.- Bij opgave van activiteiten die niet rechtstreeks in één der rubrieken zijn onder te brengen, kan de administratie cultuur oordelen in welke rubriek deze activiteiten thuishoren.

Art.13.- Indien blijkt dat onjuiste opgaven voor betoelaging werden verstrekt kan het gemeentebestuur, op advies van de gemeentelijke cultuurraad, de betreffende vereniging sanctioneren.

Deze sanctie houdt in dat de vereniging voor een jaar geschorst wordt voor betoelaging.

Het gemeentebestuur kan te allen tijde controles uitvoeren. In geval van ingebrekestelling wordt de voorzitter van de betreffende vereniging hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Hij heeft het recht binnen de veertien dagen het bezwaar van zijn vereniging te laten kennen tegen de overwogen maatregel, waarna het College van Burgemeester en Schepenen beslist.

Deze beslissing wordt aan belanghebbende meegedeeld.

Art.14.- Vaststelling van de punten en vademecum:

Opmerkingen:

●        Optredens in gebedshuizen gelden enkel als zij een artistiek karakter hebben. Dit moet blijken uit het programma dat samen met de aanvraag van de toelage, of eerder, werd ingediend. Speciale artistieke misopluisteringen worden beperkt tot 5 per werkjaar.

●        In rubriek A02 betekent ‘gastgroep’ de organisatie van het optreden van een groep, vreemd aan de organiserende vereniging, dit kan eventueel gecombineerd met eigen leden / eigen vereniging.

●        In rubriek A03 betekent ‘voorbereidingsactiviteiten’ het geheel van voorafgaande repetities, leergangen, die minstens één openbare uitvoering van een nieuw programma  tot gevolg hebben.

●        Indien een koor een optreden verzorgt, samen met een vaste begeleidingsgroep die eveneens tot de vereniging behoort, worden voor dit optreden 5 punten extra bijgerekend.

Opmerkingen: 

●        In rubriek A08 betekent ‘gastgroep’ de organisatie van het optreden van een groep vreemd aan de organiserende vereniging.

●        Rubriek A09 betekent ‘voorbereidingsactiviteiten’ het geheel van activiteiten zoals repetities, leergangen, die minstens één openbare uitvoering van een nieuw programma tot gevolg hebben.

Opmerkingen: 

●        De projecties moeten minstens 60 minuten duren en een volwaardige manifestatie zijn.

●        De projecties en tentoonstellingen moeten toegankelijk zijn voor iedereen.

●        Met ‘eigen werk’ wordt bedoeld: film, dia’s, expositiewerken, gemaakt door meerdere leden van de vereniging.

●        Met ‘vreemd werk’ wordt bedoeld: film, dia’s, expositiewerken, gemaakt door één of meerdere personen vreemd aan de vereniging.

●        Enkel manifestaties die geprogrammeerd worden vanuit de vereniging komen in aanmerking, dus niet het aanwezig zijn op manifestaties door derden.

●        De rubriek ‘literaire avonden’ is enkel bedoeld voor specifiek literaire lezingen of poëzie in aanwezigheid van de auteur.             

Opmerkingen bij rubriek D1:

●        De manifestatie moet minstens 10 deelnemers tellen.

●        Het betreft een volwaardige manifestatie waar een bepaald onderwerp wordt besproken. Hiervan moeten bewijzen geleverd worden.

• In deze rubriek horen thuis:

●        voordrachten en discussieavonden (met of zonder illustratiemateriaal);

●        vergaderingen met spreker vreemd aan de vereniging;

●        noch algemene statutaire, noch bestuursvergaderingen of vergaderingen voor beperkte werk- of deelgroepen van de organiserende vereniging komen in aanmerking;

●        manifestaties die door een koepelorganisatie worden ingericht, komen niet in aanmerking;

●        het maximum aantal prestaties (avonden of namiddagen) bedraagt 10

Opmerkingen bij rubriek D2:

●        Een leergang is een lessenreeks (minimum 2 lessen, gespreid over 2 dagen) rond een zelfde onderwerp, waar telkens minimum 10 deelnemers en een lesgever aanwezig zijn.

●        Het maximum aantal lessenreeksen per jaar dat in aanmerking komt bedraagt 10.

●        Manifestaties die door een koepelorganisatie worden ingericht, komen niet in aanmerking.

●        Met theoretische leergangen worden lessenreeksen bedoeld met een wetenschappelijk of semiwetenschappelijk thema als onderwerp.             

Opmerkingen bij rubriek E1:

• Enkel de effectieve aanwezigheid (minimum één afgevaardigde per vereniging) van de vereniging
 komt in aanmerking, dus geen verontschuldigingen.

• Maximum 12 punten in totaal.

Opmerkingen bij rubriek E3:

●        Het puntenaantal wordt toegekend per uitgegeven exemplaar.

●        Enkel die bladen van de verenigingen waarvan een exemplaar is binnen gestuurd op de administratie cultuur, komen in aanmerking.

●        Bladen die overwegend reclame bevatten of kalenders vallen niet onder de noemer van informatiebladen.

●        Het betreft hier tijdschriften en bladen die door de vereniging of een afdeling ervan zelf worden gemaakt, dus niet door een overkoepelende federatie.

Opmerkingen bij rubriek E4:

●        Hier worden bedoeld: het organiseren van educatieve en/of culturele wedstrijden of tornooien zoals tekenwedstrijden, opstelprijskampen, toeristische zoektochten met wedstrijdkarakter, voordrachtwedstrijden, muziekwedstrijden of muziektornooien, toneelwedstrijden, foto-, film- of diawedstrijden.

●        Steeds is de vereniging de organisator.

●        Het betreft enkel manifestaties van culturele aard, dus geen sport- of hobbywedstrijden.

●        Manifestaties die zich over verscheidene dagen spreiden, gelden als één activiteit. 

Opmerkingen

●        Dit is een extra ondersteuning voor verenigingen die een bijzonder project uitwerken in
 samenwerking met andere verenigingen (ook van buiten de gemeente) en gericht op een brede
 betrokkenheid van diverse actoren / partners.Minstens twee autonome verenigingen richten samen de activiteit in.

●        De activiteit heeft een eenmalig en uitzonderlijk karakter.

●        Een van de inrichtende verenigingen moet een Brasschaatse vereniging zijn;

●        De activiteit moet plaatsvinden te Brasschaat.

●        Er dient ruime promotie te worden gemaakt voor deze activiteit.

Art.15.- Bewijsstukken:

A01 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

A02 idem

A03 verklaring van inrichter

A04 idem

A05 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

A06 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

A07 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

A08 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

A10 verklaring van inrichter

B1 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...), exemplaar catalogus

B2 publiciteitsmateriaal en exemplaar van uitgave

B3  exemplaar van inventaris

B4 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

C1 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

C2 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

C3 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

D1 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...) en verklaring inrichter over het aantal

 deelnemers  

D2 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...) en verklaring inrichter over het aantal

 deelnemers

E1 datum en soort vergadering opgeven en naam werkgroep vermelden, maar geen bewijsstuk

 in te dienen (kan immers achterhaald worden door controle van de aanwezigheidslijsten)

E2 aflevering attest van deelname door gemeentebestuur (zijnde de inrichtende dienst)

E3 exemplaar tijdschrift

E4 aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...) en verklaring inrichter over het aantal

 deelnemers, de laureaten 

F aankondiging (uitnodiging, affiche, persartikel enz...)

Bij twijfel over de ingediende bewijsstukken kan de cultuuradministratie een steekproef uitvoeren en de vereniging om bijkomende uitleg, informatie en gegevens vragen.