5 Retributie inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties. Wijziging vanaf 1 maart 2024. - GOEDGEKEURD

Zittingsverslag

Raadslid Geysen doet volgende tussenkomst :

“Het gemeentepark van Brasschaat had in 2009 de primeur als eerste Vlaams erfgoedlandschap. Sinds 1 februari 2013 is er ook een landschapsbeheersplan dat bepaalt welke erfgoedwaarden van het park moeten blijven en waar ze verbeterd kunnen worden. Dat plan voor Brasschaat wilde trouw blijven aan het oorspronkelijk ontwerp van het gemeentepark en dit tegelijk combineren met een duurzame inrichting van de uitgebreide sport- en  recreatie-infrastructuur. Voor onze fractie valt ook de zogenaamd evenementenweide daar onder. Aanvankelijk ging dit over de driehoek vooraan de Hemelakkers/Miksebaan, maar gaandeweg is dit uitgebreid tot bijna de helft van de Hemelweide.

Onze fractie blijft stellen dat we aan ons gemeentepark en de daarbij horende Hemel- en Kasteelweide slechts een heel beperkte rol als evenementenweide dienen toe te kennen. Een groene bestemming binnen een gemeentelijk park moet maximaal voorbehouden blijven voor wandelaars, recreatie sporters, speelruimte en plaats zodat eenieder, ook ouders met spelende kinderen daar optimaal gebruik van kunnen maken.

Wij hebben geen problemen met mooie evenementen in Brasschaat. Maar de draagkracht ervan op de locatie in het Park wordt te vaak onderschat.

Op zich vinden we de aangepaste reglementering die hier vanavond voorgesteld wordt en bijhorende sancties zeker een stap in de goede richting…

Maar zelfs met dit nieuw retributiereglement zullen ergerlijke taferelen, zoals die zich de laatste jaren voordoen, hieraan helaas GEEN halt toeroepen.

Graag hadden we na ieder evenement de eindevaluatie door erkende landmeter en bijhorend kostenplaatje voor organisators in een weerkerend kwartaalrapport opgenomen gezien.

Als huidig bestuur die keuze om grote evenementen blijft hanteren dient ze niet enkel met een vermanend vingertje naar de organisatoren te wijzen, maar dienen ze zelf aangepaste infrastructuurwerken uit te voeren op het gedeelte van de wei waar in de toekomst dergelijke evenementen doorgaan.

We denken dan aan het plaatsen van een goede drainage en beperking opleggen van “te zware vrachtwagens” op dit openbaar domein.

Ook een aangepaste en degelijke verlichting aan de bestaande fietsenstalling zou het veiligheidsgevoel ten goede komen.

Verder hadden we graag vernomen welke kostenplaatje er de laatste jaren door de belastingbetaler werden betaald om weide weer leefbaar en speelklaar te maken na ieder evenement  en hoeveel van die kosten (materiaal en manuren) ook daadwerkelijk werden verhaald op organisators.”

Raadslid Vanpoucke was hieromtrent al tussengekomen op de commissie.  De schande die ze de laatste jaren hebben meegemaakt, kan volgens hem niet meer door de beugel.  Dit zal een eerste stap zijn om de zaken aan te pakken.  Dit had volgens hem wel al 5 jaar geleden kunnen gebeuren.  Zijn fractie sluit zich aan bij fractie CD&V om een evaluatie te maken.  Een evaluatie die duidelijk moet maken dat na elk groot evenement wat de impact was en vooral de voor- en nameting.  De kosten die nadien gemaakt worden, moeten dan correct afgerekend worden. 

Een tijdje geleden diende hij een vraag in met betrekking tot dit onderwerp.  Zowel bij de Classic Car organisatie als bij TDBT gebeurde dit niet correct.  Ofwel ontbrak de voormeting ofwel werd er geen waarborg gestort ofwel ontbrak de afrekening van elektriciteit.  Hij stelde een aantal onregelmatigheden vast die hem toen reeds verontrustte.  Dit reglement komt volgens hem dus geen seconde te laat.  Volgens hem is hier een groot gevoel van ongelijkheid. 

Raadslid Vanpoucke vraagt om werk te maken van de aankondigingsborden van Wintr.  Er staan nog steeds op verschillende plaatsen borden volgens hem.  In het reglement werd opgenomen dat deze verwijderd moeten zijn 1 week na het evenement en dit op straffe van een retributie.  Hij hoopt dat dit verder opgevolgd zal worden.  Zijn fractie maakt zich al jaren zorgen over de draagkracht van het park.  Het park kan bepaalde evenementen doen, maar geen grote zoals Classic Car en TDBT.  Zijn fractie hoopt dat een duidelijk reglement de basis kan zijn om deze zaken te vermijden. 

Schepen Pantens licht toe dat er zeker een eindevaluatie zal opgemaakt worden.  Ze bevestigt dat er in het verleden niet altijd contracten waren en dat het niet altijd duidelijk was.  Men wil dit nu echt wel op punt stellen.  Er zullen contracten opgemaakt worden, waar dan ook gemakkelijk en transparant over kan gecommuniceerd worden. 

Op dit moment is men bezig met de heraanleg en bekijkt men hoe dit kan opgelost worden door bv. drainage.  De laatste 2 winters was het heel nat en dit heeft zeker ook een rol gespeeld.  In de toekomst zal men hier echt rekening mee moeten houden. 

Schepen Pantens verwijst naar het draagvlak in het park.  Er werd dan ook beslist dat het Classic Car event hier niet meer zal doorgaan.  Er werd hen de kans gegeven om het evenement iets kleinder te maken, maar dat was voor hen geen optie. 

De mensen van Wintr werden op de hoogte gesteld van een aantal rijplaten als van de borden langs de weg.  Er werd hen gevraagd om deze zo snel mogelijk weg te halen.  Er wordt momenteel ook bekeken of Wintr naar de Driehoeksweide kan gebracht worden in plaats van op de Hemelweide.  De oefening wordt momenteel gedaan.  Wanneer dit plan klaar is, zal dit zeker gedeeld worden met de gemeenteraad. 

Schepen Fonteyn doet volgende tussenkomst met betrekking tot de drainage :

“Aanvankelijk zat er een drainage van de Hemelweide in het Waterplan Masterplan Park maar dat is omwille van niet toekennen van subsidies niet doorgegaan.

Ik heb dan gevraagd om dit mee te nemen in het dossier heraanleg Azalealaan maar daarvoor is geen apart budget toegekend.

Wat wel meegenomen is bij ‘heraanleg Azalealaan’ is het terug openleggen van de gracht voor afvoer van regenwater, meer bepaald op de plaats waar vroeger de hofgracht was aan de kant van de voetbal. Het kan ook zijn dat men de gracht moet aanleggen op een stuk van de Hemelweide (linkerkant Azalealaan) of aan beide kanten.

In elk geval kan je geen drainage doen zonder gracht, want het water moet uiteraard ook verder afgevoerd worden. We moeten dus eerst werk maken van hernieuwing van het grachtenstelsel.

Bijkomend probleem is dat er in de herfst-winter een hoge watertafel staat. Op dat moment heeft drainage geen zin. Het grondwater zou dan hoger staan dan de buizen.

Drainage is ook niet aan te bevelen als er onvoldoende draagkracht is van de grond. Je hebt in feite een soort van (half)verharding of grindgazon nodig om het optimaal te laten werken. [heb je geen halfverharding, dan treed er alsnog verdichting op en werkt je drainage niet.

Maar RUP zegt dat er geen (half)verharding en geen permanente constructies mogen op de Hemelweide. Dus heb je 3 opties.

1; Het RUP aanpassen, maar dat gaan we niet doen, wordt veel te omslachtig

2. Je evenementen aanpassen, downseizen, zowel in plaats (maar een stuk van de Hemelweide laten gebruiken) of in tijd (enkel binnen een bepaalde periode kan je evenement plaats vinden, zodat de grond tussenin kan rusten) -> Dit trachten we al toe te passen

3. De weide jaarlijks herstellen. Het herstel dit jaar zou doorgaan in de maanden april-mei en eventueel opnieuw in sept-okt. In die maanden kunnen er geen evenementen doorgaan.

Punt 3 moeten we uiteraard doen. Hoe herstellen we de weide?

De weide heeft 2 zones: een zonde die volledig beschadigd is en de zone die in mindere mate beschadigd is, dichter bij de minigolf

Bij zone 1 gaan we spitfrezen, nivelleren (grond gelijk maken) en terug inzaaien.

Bij zone 2 gaan we eerst VERTIDRAIN toepassen. Dmv een machine met grote lange pennen die poriën in de grond maakt kunnen we beluchten maar ook voor een goede infiltratie zorgen. Echter, bij te natte omstandigheden werkt dit niet. We moeten dus wachten op goed weer vooraleer we vertidrain toepassen. En daarna zaaien we alles door.

Nog een mogelijke oplossing, maar een heel dure oplossing: = peilgestuurde drainage waarbij je dus het waterpeil kan sturen met een schuifsysteem. -> veel te duur

Nog een voorstel van oplossing, maar die moeten we beleidsmatig nog verder onderzoeken. Dat is de driehoeksweide inzetten voor evenementen met veel impact en waarbij de draagkracht overschreden wordt. Volgens het landschapsbeheerplan is dit de meest aangewezen plaats.”

Raadslid Vanpoucke kan alleen maar blij zijn dat de hoogdringendheid bij het college is doorgedrongen.  Hij vraagt of het mogelijk is om de jaarlijkse evaluatie mee op te nemen in het ontwerpbesluit van deze beslissing van de gemeenteraad om het zo duidelijk te maken? 

Schepen Heirman licht toe dat het hier om een retributiereglement gaat.  Het is moeilijk om dat hierin op te nemen. 

Schepen Pantens bespreekt het met de diensten en ze stelt voor om het mee op te nemen in het verslag. 

Raadslid Vanpoucke stelt dat hij het belangrijk vindt dat ze hier nu resultaat van gaan zien. 

Raadslid Geysen komt graag nog terug op zijn vraag met betrekking tot het kostenplaatje om het weer speelklaar te maken.  Hij heeft hier nog geen antwoord op gekregen.  Hij begrijpt dat dit niet onmiddellijk kan maar wenst hier dan wel nog een schriftelijk antwoord op te ontvangen.  Hij wil graag weten hoeveel de kosten waren en wat er dan verhaald werd op de organisators. 

Schepen Pantens heeft de vraag genoteerd. 

Raadslid Van der Schoepen vraagt zich af of er aan een evenement een MER verboden is?  Dit kan volgens hem misschien wel een belangrijke tool zijn om te bekijken of de weide geschikt is voor een bepaald evenement. 

Schepen Fonteyn licht toe dat een MER niet zomaar toegepast wordt, daar zijn specifieke regels voor. 

Waarnemend burgemeester Cools licht toe dat men bij een evenementenaanvraag al deze zaken bekijkt.  Er zal bijvoorbeeld advies gevraagd worden bij groen en natuur. Er wordt in de vergunning mee opgenomen wat kan en wat niet.  Ook qua mobiliteit wordt dit mee voorzien in de adviezen / vergunning.  Er zal in de toekomst voor een evenement een duidelijke staat van bevinding opgemaakt worden alsook na het evenement.  Op deze manier kan men discussies vermijden. 

Schepen Pantens geeft nog mee dat Brasschaat bruist.  Ze proberen voor iedereen zijn noden iets te organiseren, zowel voor jong als oud. 

Raadslid Pauwels licht toe dat de evenementen destijds van de Driehoeksweide naar achter werden verplaatst voor de geluidsoverlast bij de omwonenden.  Wanneer ze nu terug alles naar voor gaan brengen, gaat de geluidsoverlast terug ontstaan.  De omwonenden waren nu tevreden.  Wintr had dit jaar weinig impact voor hen. 

Schepen Pantens licht toe dat hier ook de nodige aandacht aan kan besteed worden, bijvoorbeeld : hoe draai je je boxen,… Dit wordt zeker meegenomen en gevraagd aan de organisatoren.  TDBT is een uitzondering omdat dit maar 1 dag is.  Men probeert altijd een goede compromis te vinden, zowel voor de natuur, de buren, …

Beslissing

Feiten en motivering

Het besluit van de gemeenteraad van 27 februari 2023 houdende goedkeuring van de retributie op de inname van het openbaar domein bij evenementen en manifestaties.

Voor evenementen met een winstgevend karakter wordt een commerciële vergoeding gevorderd op basis van oppervlakte en aantal dagen (inclusief opbouw en afbraakperiode). Deze wordt als voorwaarde in de principiële beslissing/toelating mee opgenomen.

Het voorstel van het college om voor een aantal grote evenementen een staat van bevinding door een landmeter-expert te laten opmaken en deze kosten door te rekenen aan de organisator. De waarborgregeling wordt herzien alsook worden voorwaarden opgelegd in welke gevallen de toelating wordt geschorst.

Er wordt een waarborg gevraagd in functie van het mogelijke risico op schade. Deze waarborg dient ten laatste 14 kalenderdagen voor de start van de opbouw betaald te zijn. Verder worden de verbruikskosten voor energie en water en de logistieke ondersteuning al dan niet aangerekend.

In iedere vergunning worden de voorwaarden en de financiële gevolgen expliciet mee opgenomen waardoor geen rapportage meer noodzakelijk is van aanvragers die als externe-organisator worden aangeduid.

Het is financieel aangewezen om het besluit met ingang van 1 maart 2024 te wijzigen.

Juridisch kader

Het decreet van 22 december 2017 en latere wijzigingen over het Lokaal Bestuur.

Financiële gevolgen

De opbrengst is afhankelijk van het aantal georganiseerde evenementen.

BESLUIT eenparig:

Art.1.- Toepassingsgebied

Er wordt met ingang van 1 maart 2024 en voor een onbepaalde duur een retributie geheven op tijdelijke terbeschikkingstellingen en occasionele innamen van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat voor het inrichten van evenementen en manifestaties.

Art.2.- Definities

Het gedurende een bepaalde in tijd beperkte periode, voor minder dan drie maanden, ter beschikking stellen van openbaar domein voor het inrichten van festivals (beide met inname voor onder meer occasionele uitstallingen, occasionele terrassen, tapinstallaties, plaatsen van tenten), circussen, feestmarkten, braderijen, occasionele fastfoodkramen, barbecues, autoshows, reclame-evenementen, (muziek-)optredens, sportgebeurtenissen, beurzen, buurt- en straatfeesten, standplaatsen autobus of camionette voor marketingonderzoek of publicitaire doeleinden en tijdelijke plaatsen van winkelcontainers (uitgezonderd indien ze gebruikt worden tijdens verbouwingswerken of indien ze voor de eigen handelszaak worden geplaatst). Deze opsomming is niet beperkend.

Art.3.- Niet van toepassing

Dit reglement is niet van toepassing op de activiteiten die gereglementeerd zijn onder:

- het reglement met betrekking tot ambulante activiteiten op de openbare markt en op het openbaar domein.

- het reglement met betrekking tot activiteiten op openbare foren.

Hiervoor zijn andere retributiereglementen van toepassing.

Art.4.- Staten van bevinding: start opbouw en einde afbraak

- Staat van bevinding door landmeter-expert

Er wordt voor de start van de opbouw en na afbraak een staat van bevinding opgemaakt door de landmeter-expert aangesteld door de gemeente Brasschaat. De organisator dient aanwezig te zijn bij de opmaak van beide staten van bevinding. De opbouw van het evenement kan aanvangen na ontvangst van de staat van bevinding 'start opbouw' door de dienst evenementen. Na het evenement dient er een staat van bevinding ‘einde afbraak’ opgemaakt te worden onmiddellijk na beëindiging van de afbraak. Aangezien er mogelijks kort na het evenement een volgend evenement opgebouwd wordt, dient de staat van bevinding onmiddellijk na de afbraak opgemaakt te worden. 

De kosten van de staten van bevinding 'start opbouw' en 'einde afbraak' worden doorgerekend aan de organisator.

De staat van bevinding door landmeter-expert is van toepassing op een lijst van evenementen dat jaarlijks door het college van burgemeester en schepenen wordt vastgelegd. De staat van bevinding door landmeter-expert kan ook van toepassing zijn op een evenement buiten bovenstaande lijst, indien het uitdrukkelijk in de evenementenvergunning gespecifieerd wordt. 

- Overige evenementen:

Voor de start van de opbouw en na afbraak wordt een staat van bevinding opgemaakt, inclusief foto's door de gemeente Brasschaat of de organisator. De verantwoordelijke voor de opmaak van de staat van bevinding wordt bepaald in de voorwaarden van de afgeleverde vergunning.  Bij de opmaak van de staten van bevinding kan gevraagd worden om zowel gemeente als organisator ter plaatse aanwezig te zijn.

Beide partijen ondertekenen de staten van de bevinding. De opbouw van het evenement kan aanvangen na ontvangst van de staat van bevinding 'start opbouw''.

Art.5.- Tarief

Voor de tijdelijke terbeschikkingstelling van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat bedraagt de retributie:

(x) is gelijk aan de evenementenperiode

De minimum aangerekende oppervlakte per evenement bedraagt 500m².

Een begonnen dag wordt aangerekend als een volledige dag.

De oppervlakte wordt bepaald in functie van de volledige inname van het openbaar domein en van gronden behorend tot het privaat domein van de gemeente Brasschaat (inclusief eventuele backstage, opslagruimte, parking) De innamen van openbare weg en van gronden naar aanleiding van begeleidende maatregelen opgelegd door het gemeentebestuur, worden niet aangerekend, zoals bijvoorbeeld parkings.

Voor de locaties gelegen in het Park van Brasschaat wordt de retributie verhoogd met 40%. Dit geldt voor de zone Kasteelparkgebied, zoals gedefinieerd in het landschapsbeheersplan.

Indien een staat van bevinding door een landmeter-expert werd opgemaakt dan wordt deze kost integraal van de organisator teruggevorderd.

Art.6.- Debiteur

De retributie en/of waarborg is verschuldigd door de organisator die gebruik maakt van de tijdelijke terbeschikkingstelling en occasionele innamen.

Art.7.- Betalingen: waarborg en retributie

De waarborg dient ten laatste 14 kalenderdagen voor de start van de opbouw van het evenement op het rekeningnummer van het gemeentebestuur gestort te zijn.

De betaling van de retributie dient te gebeuren binnen 30 dagen na verzending van het verzoek tot betaling op rekeningnummer van het gemeentebestuur.

Art.8.- Vrijstelling

Van deze retributie zijn vrijgesteld:

- de eigen georganiseerde evenementen van de “groep” gemeente Brasschaat (onder andere gemeente Brasschaat, OCMW Brasschaat, EVA vzw programmering cultuur centrum Hemelhoeve, EVA vzw sportplus, AGB, toerisme Brasschaat vzw)

- evenementen georganiseerd door Brasschaatse handelaars- en horecaverenigingen ter promotie van het winkel- en horecagebied in Brasschaat;

- de Belgische staat, de Vlaamse gemeenschap/ Vlaamse gewest, de provincie Antwerpen, de gemeenten en de openbare instellingen;

- erkende onderwijsinstellingen, erkende adviesraden of culturele, sociale, sport-,senioren en jeugdverenigingen met een maatschappelijke zetel in de gemeente Brasschaat;

- aanvragers die een externe partner-organisator zijn, maar waarmee de gemeente Brasschaat op enigerlei wijze in functie van het betrokken evenement of manifestatie een partnerschap heeft afgesloten, zoals bijvoorbeeld voor evenement in co-organisatie, naamversterkende en samenlevingsversterkende evenementen (onder andere speelstraten, straat- en buurtfeesten, georganiseerd door ‘een vereniging van particulieren’). Het evenement dient steeds een meerwaarde voor de gemeente Brasschaat te betekenen. Het gemeentebestuur motiveert in haar beslissing het partnerschap.

Art.9.- Waarborg

Voor de evenementen in het park waarvoor een staat van bevinding door een landmeter-expert van toepassing is, wordt een waarborg gevorderd. 

Voor de overige evenementen kan de gemeente een waarborg vorderen, indien de opstelling van het evenement een mogelijk risico op beschadiging van het openbaar domein inhoudt.

Het bedrag voor de waarborg wordt, als volgt, vastgesteld:

 W = [tarief volgens art.5] x C

 W = waarborg

 C = coëfficiënt naar risico op beschadiging

C wordt gelijkgesteld aan 3. Naargelang het risico op beschadiging van het openbaar domein, de beschadiging bij vorige edities of vergelijkbare evenementen kan C vervangen worden door 2, 4 of 5. Het college van burgemeester en schepenen beslist gemotiveerd bij goedkeuring aanvraag van het evenement over de te gebruiken coëfficiënt, na advies van de bevoegde dienst.

De waarborg dient ten laatste 14 kalenderdagen voor de start van de opbouw van het evenement

gestort te worden.

Ingeval van een staat van bevinding, wordt de waarborg of het saldo terugbetaald als de staat van bevinding 'einde afbraak' werd opgesteld en de vastgestelde beschadigingen en afgesproken kosten zoals logistieke prestaties, water, elektriciteit en afval werden aangerekend of betaald.

Ingeval van een waarborg zonder staat van bevinding zal de waarborg of het saldo worden terugbetaald nadat afgesproken kosten zoals logistieke prestaties, water, elektriciteit en afval werden aangerekend of betaald.

Indien het openbaar domein niet wordt achtergelaten in de oorspronkelijke toestand, zullen de kosten voor het herstellen integraal doorgerekend worden aan de aanvrager of verrekend worden met de waarborg.

De toelating tot het organiseren van het evenement wordt geschorst indien:

●        de waarborg niet tijdig wordt betaald, d.i. ten laatste 14 kalenderdagen voor de start van de opbouw van het evenement;

●        de begeleidende maatregelen die werden opgelegd door de burgemeester en/of het college van burgemeester en schepenen niet worden opgevolgd.

Art.10.-

De retributies worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd. Deze indexering gebeurt via de gezondheidsindex van de maand november voorafgaand aan het nieuwe jaar, met afronding tot 1 cijfer na de komma. Als basis van de bovenstaande tarieven wordt de gezondheidsindex van november 2023 gebruikt.

Art.11.-

Artikel 177 van het decreet Lokaal Bestuur voorziet in de mogelijkheid om een dwangbevel uit

te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale

schuldvorderingen. Bij betwisting kan het gemeentebestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden

om de retributie in te vorderen.

Art.12.-

Het gemeenteraadsbesluit van 27 februari 2023 houdende goedkeuring van de retributie inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties wordt opgeheven vanaf de inwerkingtreding van onderhavig besluit.