Meeting.burger Brasschaat

45 Evenement (dossier 26006). Slotmanifestatie 11-daagse op zaterdag 11 juli 2026. Begeleidende maatregelen. Kennisneming uitnodiging. Goedkeuring. - GOEDGEKEURD

Beslissing

Feiten en motivering

Op zaterdag 11 juli 2026 organiseert het Cultuurcentrum Brasschaat, vertegenwoordigd door Ilya De Roey, de slotmanifestatie van de elfdaagse feest van de Vlaamse gemeenschap op de Kasteelweide in het Gemeentelijk Park met concerten.

Programma:

● 15.00 uur - 19.00 uur: Familienamiddag met circusworkshop, knutseljungle, airbrush tattoo, gekke kapsels, etc...

● 16.00 uur - 16.30 uur: Demo Pivolté

● 16.30 uur - 20.15 uur: doorlopende DJ-set

● 20.15 uur - 21.00 uur: 4tact - de Strangers Tribjoet Band (live on tape)

● 21.10 uur - 21:30 uur : officieel gedeelte + Vlaamse Leeuw

● 21.30 uur - 22.30 uur: Lou Roman Band met gasten Warre Borgmans, De Jongens, 4Tact Strangers Tribjoet Band, Onan Van de Weyer, PUG

● 22.30 uur - 23.00 uur: Lou Roman Band met Isabelle A

● 23.00 uur - 23.30 uur: Diervriendelijk vuurwerk- & laserspektakel

● 23.30 uur: einde verkoop jetons

● 24.00 uur: einde verkoop eten en drank

De organisatie verzoekt om :

● een machtiging voor het gebruik van de openbare weg/domein

● een machtiging voor een afwijking op de geluidsnorm

● ondersteuning technische dienst

● de mogelijkheid om auto's te parkeren rechts naast het podium

● aanwezigheid van burgemeester en schepenen

Afwijking op de geluidsnormen

De politie adviseert rekening houdend met de eigenheid van de omgeving en conform andere open lucht evenementen de afwijking van de geluidsnorm op 90db(A)Laeq(15min) te leggen. De organisatie vraagt alsnog om 95db(A)Laeq(15min) aan te houden. De vraag van de organisatie wordt in de beslissing opgenomen.

Parkeerplaatsen op evenemententerrein

De politie adviseert om tijdens het evenement het parkeren (en rijden) van voertuigen van de organisatie en of artiesten NIET toe te laten in het gemeentepark. Het gemeentepark (en dus het evenemententerrein) en de verharde wegen blijven vrij van voertuigen (behoudens deze noodzakelijk voor het vuurwerk). Deze voertuigen betekenen een hinder bij incidenten en bemoeilijken het optreden van de hulpdiensten. De organisatie vraagt alsnog om de parkeerplekken volgens het plan te behouden. Dit vergemakkelijkt het in- en uitladen van instrumenten. De vraag van de organisatie wordt in de beslissing opgenomen.

Juridisch kader

Het algemeen politiereglement van de gemeente Brasschaat.

Koninklijk besluit van 24 februari 1977 houdende vaststelling geluidsnormen.

Het decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd bij latere decreten.

Het besluit van 6 februari 1991 van de Vlaamse Regering houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning (VLAREM), zoals gewijzigd bij latere besluiten.

Artikels 130bis en 135 §2 van de nieuwe gemeentewet.

De wetten betreffende de politie op het wegverkeer.

Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.

Het ministerieel besluit waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.

Het ministerieel rondschrijven MOB/2.009/01 betreffende aanvullende reglementen en de plaatsing van de verkeerstekens.

Adviezen

De lokale politie Brasschaat geeft:

● gunstig advies voor de organisatie

● geeft volgend advies inzake afwijking geluid rekening houdend met

○ conform andere open lucht evenementen

○ eigenheid van de omgeving

■ de geluidswaarde 90 dB(A) Laeq(15min) niet wordt overschreden van 15.00 uur tot 23.00 uur (tijdens de live optredens)

Technische dienst, logistiek en evenementen geeft positief advies.

Technische dienst, technieken geeft positief advies.

Dienst groen en natuur geeft ongunstig advies om volgende redenen:

De zone rond het kasteel maakt integraal deel uit van het kasteelpark en is niet geschikt voor intensieve activiteiten of gebruiksvormen zoals dit evenement. Het park heeft een belangrijke ecologische, landschappelijke, recreatieve én sociale functie als openbaar park en deze dient ten allen tijde gevrijwaard te worden. De karakteristieken van de historische kasteelparktuin en het omliggende landschap moeten behouden blijven en worden niet verzoenbaar geacht met een gebruik dat leidt tot zware betreding, verdichting of visuele en structurele verstoring van het parkbeeld.

Daarnaast werd vastgesteld dat ook zones buiten de eigenlijke Kasteelweide, waaronder de weide vóór het kasteel en de bosgordel aan de overzijde van het Van Havreblok, in gebruik worden genomen in het kader van het evenement (volgens het inplantingsplan). Voor deze uitbreidingen wordt geen toestemming verleend. De kans op structurele schade aan bomen, bodemverdichting en het ecologisch functioneren van deze zones is aanzienlijk en dergelijke schade is vaak onherstelbaar of slechts op lange termijn te herstellen. In tegenstelling tot grasmatten die mits inspanning kunnen worden hersteld, is schade aan de wortelzones van bomen of hun standplaatskwaliteit veel moeilijker, vaak onmogelijk, te compenseren. De constructies en voertuigen die hier ingetekend zijn moeten voorzien worden op de kasteelweide zelf.

Bovendien schept het toelaten van dergelijk uitgebreid gebruik van niet-voorziene zones een ongewenst precedent voor andere organisatoren, wat de druk op het park en haar kwetsbare zones verder zou verhogen.

Het ligt binnen de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen om een uitzondering te maken voor dit evenement en dit advies niet te volgen.

Indien het college akkoord gaat, worden enkele voorwaarden gesteld:

● Weide voor het kasteel: enkel de vrije ruimte gebruiken, niets onder de kroonprojectie van de bomen plaatsen;

● Koelwagen en dergelijke: deze uitsluitend op de kasteelweide zelf voorzien (niet in de zone rechts van Van Havreblok die nu ingetekend is);

● Zone links op de kasteelweide: niets onder de kroonoppervlakte van de bomen plaatsen (geen constructies, materialen, …), ook niet tijdelijk.

● Wanneer gebruik wordt gemaakt van zones buiten de kasteelweide, zoals onder de bosgordels ter hoogte van het Van Havreblok (rijweg/verharding), voor het plaatsen van voertuigen, constructies of materialen, moeten op deze plaatsen rijplaten of gelijkaardig beschermingsmateriaal worden voorzien. Deze bescherming is noodzakelijk om bodemverdichting te voorkomen en om schade aan het wortelgestel van de aanwezige bomen te vermijden.

● Indien er toch voertuigen of materiaal worden geplaatst langs de rijweg ter hoogte van het Van Havreblok, vragen we om deze parallel aan de rijweg op te stellen, en niet loodrecht erop. Daarnaast moeten deze steeds buiten de kroonprojectie van de aanwezige bomen (bosgordel) blijven, om schade aan het wortelgestel en de bomen te vermijden.

● Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van de bestaande wegen en paden, ook voor het aan- en afvoeren van materiaal;

● Bij het aanleveren, (ver)plaatsen en ophalen van materiaal wordt geen zware belasting op de onverharde ondergrond (zoals gras, bermen, ...) toegelaten zonder dat er beschermingsmaatregelen voor de ondergrond worden genomen bijvoorbeeld door middel van het gebruik van rijplaten;

● Dit geldt ook voor het parkeren van voertuigen en wagens op de kasteelweide of andere onverharde oppervlaktes. In dat geval moeten eveneens beschermingsmaatregelen voorzien worden, zoals het plaatsen van rijplaten op de rijroutes, zodat bodemverdichting en schade aan de ondergrond maximaal worden voorkomen;

● Er mag geen materiaal, zware belasting of voertuigen onder de kruinen van de (dreef)bomen staan of op de bermen, ook al is dit tijdelijk;

● Er mogen geen constructies (tenten, voertuigen, toiletten, fietsenstalling, …) onder de bomen worden geplaatst. De constructies worden op minstens 5 meter van de stam van de bomen geplaatst;

● Tenten dienen van het zelfdragend type te zijn (dus zonder heipalen);

● De drang-/nadarhekken worden niet in de beplanting geplaatst;

● De drang-/nadarhekken worden aangeleverd via de verharde en bestaande wegen en paden en vervolgens op de juiste plek gedragen en geplaatst door vrijwilligers (geen voertuigen op het gras om de nadarhekken te verdelen);

● Het is niet toegelaten om voertuigen te parkeren of tijdelijk te stationeren op bermen of onder de (dreef)bomen;

● Er wordt enkel gebruikt gemaakt van de officiële verharde parkings;

● Er worden duidelijke afspraken gemaakt inzake het ophalen en verzamelen van het afval. Alle afval afkomstig van het evenement dient na afloop te worden verwijderd, ten laatste 1 dag na het evenement;

● Er mag geen afvalwater van welke aard ook geloosd worden in het park;

● Ophangen van informatie of bewegwijzering aan bomen mag enkel met touw worden vastgemaakt en worden ten laatste 24 uur na het evenement weggehaald;

● Gebruik van flyers wordt niet toegelaten;

● Er is voortdurende controle tijdens opbouw en afbraak van het evenement om alle vermijdbare schade te bewerkstelligen;

● Alle nodige maatregelen moeten worden genomen om vermijdbare schade te bewerkstelligen.

Dienst integrale veiligheid geeft volgend advies:

Mobiliteit:

○ voorafgaande communicatie aangaande parkeermogelijkheden en volgwegen (gemotoriseerd, te voet, per fiets)

○ stewards/parkeerbegeleiders op de verschillende parkings (monitoring, begeleiding, contact verantwoordelijke) en georganiseerde fietsenstalling

○ indien het bestuur akkoord gaat met de vraag van de organisator om tijdens de concerten voertuigen op- en af te laten op het evenemententerrein (negatief advies voor deze bewegingen vanuit lokale politie), dan geven we als bijkomend advies dat de voertuigen stapvoets rijden met 4 pinkers op en er begeleiding is van deze voertuigen vanwege de organisatie

○ verharde wegen blijven steeds vrij (in functie van hulpdiensten)

Meteo:

○ Organisatie voorziet actieplan aangaande extreme meteo (regen, wind, storm (= combi), hitte) => wat kan de organisatie doen op haar niveau om de bezoekers en muzikanten te beschermen, alarmeren, begeleiden

○ Ter beschikking stellen van zonnecrème

Noodplanning:

○ LED wall gebruiken voor eigen boodschappen, aangevuld met sensibilisatie en klaarhouden voor het versturen van noodbooschappen

○ PRIMA plan en INIP (intern noodplan) overmaken NLT zes weken voor start aan dienst integrale veiligheid en noodplanning

○ Vrijhouden van opvangplaats Ruiterhal in kader van noodplanning en klaarhouden om deze zaal te openen op vraag noodplanningscoördinator, burgemeester, Verantwoordelijke PSH netwerk

○ Voorafgaande veiligheidsrondgang door de organisatie

EHBO en sanitair: conform PRIMA plan
Vuurwerk:

○ Het college van burgemeester en schepenen kan vuurwerkaanvragen goedkeuren via de evenementenprocedure

Het advies van deBrandweer Zone Rand werd gevraagd. De organisatie verloopt naar analogie met vorige editie, het advies van 2025 zit bijgevoegd als bijlage en dient integraal opgevolgd te worden.

Eveneens zijn de brandpreventiefiches van brandweer zone rand van toepassing.

Financiële gevolgen

De financiële gevolgen worden gedragen door de EVA vzw programmering Hemelhoeve.

BESLUIT:

Art.1.- TOELATING

Er wordt machtiging verleend aan het organiseren van het volgend evenement volgens de principes goedgekeurd in het gemeentelijk algemeen politiereglement:

● evenement: slotmanifestatie elfdaagse

● aanvrager: Cultuurcentrum Brasschaat, vertegenwoordigd door Ilya De Roey

● soort: grote volksbijeenkomst

● plaats: kasteelweide, Park van Brasschaat

● datum: zaterdag 11 juli 2026 van 15.00 uur tot 24.00 uur

Art.2.- GELUIDSNORMEN

Er wordt goedkeuring verleend voor een afwijking op artikel 6.7 van Vlarem II en artikel 7.12 van het algemeen politiereglement van de gemeente Brasschaat, houdende vaststelling van de geluidsnormen voor de optredens op de Kasteelweide van het park van Brasschaat op zaterdag 11 juli 2026. De exploitant dient volgende geluidsvoorwaarden na te leven:

§1. geluidswaarden

● demo Pivolté - doorlopende DJ set (16.00 uur tot 20.15 uur)

○ De LAeq, 15 min < 90 dB(A);

○ Toetsingswaarde van 97 dB(A) SPL mag niet overschreden worden

Het DJ programma heeft tot doel om te zorgen voor een sfeer en achtergrondgeluid waarbij het geluidsniveau passend moet zijn afgestemd op een veilige en aangename beleving van de families, inzonderheid de kinderen.

● optreden 4tact Strangers Tribjoet Band (20.15 uur - 21.00 uur)

○ De LAeq, 15 min < 95dB(A);

○ Toetsingswaarde van 102 dB(A) SPL mag niet overschreden worden

● optreden Lou Roman Band met gasten Warre Borgmans, De Jongens, 4tact Strangers Tribjoet Band, Onan Van de Weyer, PUG (21.30 uur - 22.30 uur)

○ De LAeq, 15 min < 95dB(A);

○ Toetsingswaarde van 102 dB(A) SPL mag niet overschreden worden

○ De LCeq, 15 min < 108 dB(C)

● optreden Lou Roman Band met Isabelle A (22.30 uur tot 23.00 uur)

○ De LAeq, 15 min < 95 dB(A).

○ Toetsingswaarde van 102 dB(A) SPL mag niet overschreden worden

○ De LCeq, 15 min < 108 dB(C)

§2. op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax, slow continu

gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van

bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat;

● per podium wordt een aparte meetplaats voorzien.

● de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);

● het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats.

● de meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer.

● de meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt (indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers).

● de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden, dit geldt ook voor de meetmicrofoon;

● de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;

● de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden;

● het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;

● de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid, de meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid;

● op elk podium wordt het gemeten geluidsniveau weergegeven op een voldoende groot en duidelijk leesbaar scherm met de weergave naar het publiek toe;

§3. Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

● het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen op 3 meter voor de dichtstbijzijnde bewoning (al dan niet tijdelijk), mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 93 dB(C);

● het aandeel van zware bastonen (gemeten FOH) dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 13 dB;

● de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is

● de gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsmnummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders en aan de lokale politie;

● de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid of van de lokale politie. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;

● de klankkasten zo zijn opgesteld dat het geluid alleen de doelgroep bereikt en geen nodeloze overlast veroorzaakt voor de omgeving;

● alle omwonenden in een straal van 250 meter schriftelijk op de hoogte worden gebracht;

§4. Bezoekers en medewerkers organisatie

● Informeren & Preventie

○ Bezoekers moeten worden geïnformeerd omtrent het volume van het muziek en wat de hieraan verbonden risico’s zijn.

○ Waar zijn de stille en luide zones?

○ Gehoorbescherming moet kosteloos ter beschikking gesteld worden voor alle bezoekers, medewerkers evenement en hulpdiensten.

○ Hoe deze gehoorbescherming juist gebruiken? Afficheer het correct gebruik

○ Dit wordt duidelijk gecommuniceerd op a) website & sociale media van de organisator en b) ingang en digitaal informatiescherm van de organisator en c) op het afhaalpunt zelf

De exploitant voorziet in een geluidsplan en neemt de hierboven vermelden elementen in op. Buiten voor vermelde tijdstippen adviseren onze diensten een standaard afwijking van het algemeen politiereglement.

Art.3.- VERKEERSMAATREGELEN

§1. Een stilstaan- en parkeerverbod wordt ingesteld voor parking 4b in het Gemeentepark van

zaterdag 11 juli 2026 van 07.00 uur tot 22.00 uur door middel van een volledige nadarafsluiting

voorzien van een verkeersbord E3 met onderbord “uitgezonderd organisatie 11-juli viering”. De

parking 4b is toegankelijk voor de organisatie en artiesten op vertoon van een door de gemeente

toegekende parkeerkaart (behoudens de parkeerplaatsen voor mindervaliden = deze blijven beschikbaar voor regulier gebruik).

§2. Er wordt opdracht gegeven aan de technische dienst om bovenstaande maatregelen in te stellen.

Art.4.- PARKEERBEGELEIDERS

Op volgende plaatsen en tijdstippen dienen stewards / parkeerbegeleiders te worden voorzien om de beschikbare parkeergelegenheid optimaal te benutten:

● Parking 4b van 12.00 uur tot 22.00 uur → 2 stewards/parkeerbegeleiders

○ toezicht houden op de parking en de maximumcapaciteit. Van zodra de maximumcapaciteit is bereikt wordt de toegang afgesloten.

○ Controle en doen naleven van het verkeersvrij houden van het evenemententerrein.

● Fietsenparking (weide voor Kasteel) 14.00 uur tot 21.30 uur → 1 steward/parkeerbegeleider op volgende locatie

○ ter voorkoming van het plaatsen van hinderlijke fietsen

Art.5.- Er wordt opdracht gegeven aan de gemeentelijke technische diensten volgende diensten en materialen te voorzien:

§1.- ten laatste tegen 1 juli:

● plaatsen van vlaggenmasten met banieren van Brasschaat volgens het vlaggenplan.

§2.- ten laatste tegen zaterdag 11 juli (09.00 uur) (volgens inplantingsplan)

technische ondersteuning

● instellen van de verkeersmaatregelen

● plaatsen van aanhangwagens met het gevraagde aantal nadarhekken;

● afbakenen van een ruime fietsenstalling met fietsnadars;

● leveren en plaatsen van 4 wegwijzers voor aanduiding toiletten op paal van minstens 3 meter hoogte;

● voorzien van de nodige schraag- en plooitafels, stoelen en plooibanken, vloerplaten en vuilniscontainers voor de cateringstanden, backstagezone op de Kasteelweide (volgens plan en volgens aanvraag feestmateriaal);

● leveren van herbruikbare eetrecipiënten

● plaatsen van ‘verzamelplaatsbord’, gebruikt bij evacuaties

nutsvoorzieningen

● voorzien van de nodige krachtstroombekabeling en werfkasten voor geluid en licht;

● voorzien van stroomkabels en werfkasten voor stroomvoorziening aan de cateringstanden;

● verlichting (TL’s en verstralers op paal) te voorzien voor onder andere om het werk van de medewerkers die maaltijden en dranken aanvoeren te vergemakkelijken, en om na afloop een veilige aftocht van het publiek te garanderen;

transport

● ophalen (vrijdag 10/07/2026) en terugbrengen (maandag 13/07/2026) van lichtmasten bij firma GR Technics (Beemdenstraat 38, 2340 Beerse).

● heftruck/verreiker inzet tijdens opbouw en afbraak

○ vrijdag 10 juli van 09.00 uur tot 13.00 uur

○ zaterdag 11 juli van 11.00 uur tot 14.00 uur

○ zondag 12 juli van 10.00 uur tot +/-13.00 uur

§3.- op zaterdag 11 juli

● een elektricien met materiaal ter plaatse aanwezig voor directe interventie bij stroompanne of defect tussen 15.00 uur en 23.30 uur;

● 2 personen voor de opbouw elektrisch materiaal en afbraak van het materiaal dat niet kan overnachten;

§4.- op zondag 12 juli

● Personeel elektriciteit voor het afvoeren van het resterende materiaal.

● Personeel feestploeg/vervoersdienst voor het correct verzamelen van alle materialen en het afvoeren hiervan

Art. 6.- Er wordt toestemming gegeven aan het parkeren van auto's van artiesten en organisatie volgens het inplantingsplan. Deze mogen enkel onder begeleiding van de organisatie en stapvoets het terrein verlaten.

Art.7.-Waarnemend burgemeester Adinda Van Gerven en schepenen Karina Hans, Bart Brughmans, Carla Pantens, Inez Ven, Bruno Heirman en Joris Van Cauwelaert zullen aanwezig zijn tijdens dit evenement.

Art. 8.- Het college geeft goedkeuring om af te wijken van volgend advies de Dienst Groen en Natuur:

● Koelwagen en dergelijke: deze uitsluitend op de kasteelweide zelf voorzien (niet in de zone rechts van Van Havreblok die nu ingetekend is);

● Er wordt enkel gebruikt gemaakt van de officiële verharde parkings.